La 5’s son una herramienta para mejorar la eficacia y la eficiencia de las organizaciones; no solamente se refiere a la creación y el mantenimiento de áreas de trabajo más limpias, más organizadas y más seguras, sino que busca crear una cultura organizacional de mejora continua en sus procesos y busca darle mayor “calidad de vida” al trabajo. Las 5’s provienen de términos japoneses que diariamente ponemos en práctica en nuestra vida cotidiana (Rodriguez, 2009). La implantación de las 5’S sigue un proceso establecido en cinco pasos, cuyo desarrollo implica la asignación de recursos, la adaptación a la cultura de la empresa y la consideración de aspectos humanos (Rajadell & Sánchez, 2010).

Implementar este tipo de cultura en una organización es el primer paso para la mejora continua y la innovación, ya que al buscar en las ideas del equipo, implementarlas a cada realidad.

Es conveniente que se realice dentro de un proyecto de total en la organización.

Esto es importante y clave para que las conexiones interdepartamentales tengan continuidad y utilidad en el resto de la empresa. Si esto no fuera posible estimo oportuno se reevalúe por parte del responsable la reducción del impacto de su implantación, puede que no sea el esperado y se vea fuertemente limitado.

Un punto clave que debe conseguir el líder de las 5S en el almacén u organización, debe de obtener el compromiso de los lideres de la organización. Este compromiso debe darse en apoyo moral (concienciación y motivación al personal) y también respaldo económico (con partida presupuestaria para el proyecto, aunque un proyecto 5S no es, en principio, excesivamente costoso).

Tareas para implementar un proyecto de 5S’s

Debe haber un periodo de concientización hacia el nuevo cambio la adopción en nuestro almacén u organización. Estos serán los pasos a seguir y por este orden:

1. Lograr la aprobación de la alta dirección (moral y económicamente).
2. Comunicación a los empleados del almacén.
3. Proceso de mentalización: reuniones, charlas, talleres explicativos.
4. Nombrar a un responsable de proyecto 5S.
5. Planificar un plan de acción.
6. Ejecutar cada una de las 5S en relación con los plazos y condiciones del plan de acción.

Principio: “Solo lo que se necesita, solo la cantidad necesaria y solo cuando se necesita”

La primera de las 5’S significa clasificar y eliminar del área del trabajo todos los elementos innecesarios para la tarea que se realiza. Por lo tanto, consiste en separar lo que se necesita de lo que no se necesita, y controlar el flujo de cosas para evitar estorbos y
elementos inútiles que originan despilfarros (Rajadell & Sánchez, 2010).

La primera “S” pretende identificar, clasificar, separar y eliminar, de los puestos de trabajo, los equipos, objetos, productos, materiales y documentos innecesarios; conservando sólo los necesarios. Se seleccionan y clasifican los elementos para tener las cosas en el sitio correcto y retirar, de los puestos de trabajo, todos los elementos que no son necesarios
para realizar las labores. La Figura 1 resume el procedimiento práctico para identificar los elementos, una vez estos estén definidos; la Tabla 1 facilita la toma de decisión sobre cada elemento según su requerimiento, así se optimizarán los recursos y el tiempo en encontrar las fallas.

Segundo Paso: Seiton Ordenar

Principio: “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

El fundamento de la segunda “S” es mantener los productos terminados y elementos de trabajo necesarios en forma ordenada, identificada y en sitios de fácil acceso. En la grafica se definen los dos pasos fundamentales para comenzar a determinar los criterios de ordenamiento y ubicación, en este gráfico presenta la matriz de implementación que permite localizar los materiales, herramientas, equipos, instrumentos y documentos de trabajo, de forma rápida, teniendo una frecuencia de uso para cada uno de los ítems. Esta “S” mejora la imagen del área de trabajo.

Tercer Paso: Seiso: Limpieza

Principio. “El lugar más limpio, no es el que más se asea, si no el que menos se ensucia”

Seiso significa limpiar en el entorno de trabajo o nuestro almacén, incluido equipos, máquinas y herramientas, paredes, pisos, etc. La gráfica nos estrega un ciclo de trabajo para el desarrollo de esta tercera “S”, la cual pretende que todo el personal se haga responsable de las cosas que usa, y asegurarse de que todo se encuentre en buenas condiciones para lograr un ambiente laboral agradable, donde las fallas en los equipos sean mínimas, se eliminen los desperdicios, se optimice el lugar, cero accidentes laborares y se garantice una calidad total de los procesos.

Cuarto Paso: Seiketsu: Estandarización

Principio. “Di lo que haces, haz lo que dices, y demuéstralo”

Tiene como objetivo mejorar el bienestar de los trabajadores y conservar lo que se ha logrado en los tres primeros pasos. Su aplicación busca comprometer a todos los miembros de la organización como lo define la tabla 1, busca asignar responsabilidades a determinados miembros del equipo para que garanticen el cumplimiento a evaluar durante el desarrollo de la herramienta. Las acciones que se proponen para la gestión se establecen en la Tabla 2. La estandarización significa crear un modo constante de realización de tareas y procedimientos, mediante la asignación de tareas.

Quinto Paso: Shitsuke: Disciplina

Principio. “Lo difícil no es llegar, sino mantenerse”

Este paso es la etapa más difícil de gestionar y alcanzar, implica establecer nuevos hábitos de orden, limpieza y modificar aquellos que se tenían. La disciplina se logrará si la organización asume con un compromiso total los hábitos establecidos, la tabla 1 muestra lo que son causas de disciplina e indisciplina, orden y limpieza. La asignación de responsabilidades, como se propone en la Tabla 2, pretende que, por medio de una guía o tutor, se lleve a cabo el óptimo desarrollo de las funciones, proporcionando un clima de trabajo agradable y el cumplimiento de la herramienta 5’S.

Conclusión:

Las 5S’s es una herramienta de mejora continua, diseñado para mejora la gestión de las personas y de la organización.

Esta herramienta garantiza la innovación en las empresas ya que se requiere buscar nuevas formas de hacer los procesos e implementarlos.

Se debe de buscar una concientización de la mejora continua, buscando capacitaciones constantes y mucho reconocimiento para que funcione, la gerencia generar toma un papel fundamental en la adopción de esta herramienta.

Aquí un video de como esta herramienta mejora la eficiencia de las organizaciones