Para potenciar la logística de almacenes las empresas contratan a un operador logístico para que gestione todo el inventario desde el ingreso hasta la salida y que responde directamente ante su cliente, de los bienes y de los servicios adicionales acordados, con el objetivo de brindar una solución integral a otras empresas para su cadena logística de abastecimiento, además, se caracteriza por ofrecer una logística integral por excelencia para la importación, exportación, el mercado doméstico y las empresas interesadas en tercerizar sus actividades logísticas.

Entre las principales deficiencias que se han podido encontrar un operador logístico, bajo la óptica del enfoque logístico son:

• Insuficiencias en la organización espacial de los medios de almacenamiento.
• No utilización adecuada de las capacidades de almacenamiento.
• No están definido los pasillos de circulación para los equipos de manipulación e izaje de las cargas almacenadas.
• Insuficiencias en el nivel de servicio al cliente.
• No se realiza un balance de carga y capacidad de almacenamiento.
• No se realiza un análisis de los procesos de recepción, almacenamiento y despacho.
• Los medios de almacenamiento no están señalizados.

Para el siguiente estudio se hará un diagnóstico para medir algunos indicadores clave:

Se hará el según el siguiente procedimiento:

Fase I. Preliminar

Esta fase tiene el propósito de identificar las características de los almacenes y del que constituya objeto de estudio, así como analizar el procedimiento utilizado en el proceso de almacenaje.

Etapa 1.1 Caracterización de los almacenes

En esta etapa se puntualizarán características de los almacenes como la cantidad, la ubicación, las condiciones del almacenaje de los productos, la seguridad, la higiene, así como el nivel tecnológico con el objetivo de definir el almacén objeto de estudio.

Etapa 1.2 Caracterización del almacén objeto de estudio

En esta etapa se detallarán características del almacén que constituye objeto de estudio, así como otras de interés como la tecnología de almacenamiento empleada y el flujo de las cargas realizado.

Etapa 1.3 Análisis del proceso de almacenaje

En esta etapa se analizará el procedimiento a seguir durante el proceso de almacenaje en los procesos logísticos que se realizan dentro del almacén tales como: recepción, almacenamiento y despacho.

Fase II. Diagnóstico de la actividad de almacenamiento

En esta fase se realizará un diagnóstico de la actividad de almacenamiento con el objetivo de conocer el funcionamiento de la misma, así como la aplicación de la lista de chequeo como método de control de la economía de almacén.

Etapa 2.1 Medición de la capacidad de almacenamiento

En esta etapa se medirá la capacidad de almacenamiento mediante indicadores de aprovechamiento espacial cuyas formulaciones son:

Coeficiente de aprovechamiento del área 

Coeficiente de aprovechamiento de la altura 

Coeficiente de aprovechamiento del volumen 

Donde:

1. Au: área útil de almacenaje. Representa la sumatoria de los espacios destinados para los productos de acuerdo a la tecnología de almacenamiento establecida.
2. At: área total del almacén
3. Hu: altura útil total del almacén. Representa el puntal del almacén al que se restan los espacios ocupados por grúas si existen y la que debe ser la separación mínima entre el techo y las estibas o estantes.
4. Ha: altura promedio de las estibas de los materiales y productos y de los estantes de almacenaje
5. Vu: volumen útil de almacenaje. Representa el espacio del almacén que es factible ocupar con productos de acuerdo con la tecnología de almacenamiento establecida
6. Vt: volumen total de almacenaje. Representa el resultado de la multiplicación del área de almacenamiento por el puntal libre

Después de calcular los indicadores de aprovechamiento espacial, se procederá a comparar los resultados con los valores máximos aceptables alcanzados por estos indicadores en Cuba dada la literatura especializada: Kat (60%), Kh (70%) y Kv (40%), para conocer la utilización adecuada o no de las capacidades de almacenamiento.

Etapa 2.2 Definición de la forma de almacenamiento

En esta etapa para definir la forma de almacenamiento de las cargas se calculará el grado de masividad, indicador propio de este proceso, cuya formulación es:

M=DN/CD

Dónde:

1. M: grado de masividad. Expresa la relación entre el volumen de productos almacenados y los surtidos que componen dicho volumen. Se expresa en m³/s
2. DN: demanda neta. Denota el volumen de los productos a almacenar en correspondencia con la existencia media de los mismos. Se expresa en m³

DN=EM/d

1. EM: existencia media. Cantidad de productos que como promedio permanecen en el almacén. Se expresa en unidades físicas, en toneladas o en pesos

1. d: densidad del producto. Cantidad de productos que pueden ser almacenados en 1m³ de volumen útil de almacenamiento. Se expresa en t/m³ o MP/m³
2. Cs: cantidad de surtido a almacenar. Se expresa en t

Después de calcular el grado de masividad, se procederá a comparar el resultado con los criterios para la selección de la tecnología de almacenamiento dada la literatura consultada, recogidos en la tabla, para revalidar el método y la técnica de almacenamiento existente o definirlos en caso contrario.

Etapa 2.3 Realización del balance demanda capacidad

En esta etapa se calculará la capacidad neta del almacén de acuerdo a la tecnología de almacenamiento seleccionada en la etapa anterior de este procedimiento, cuya formulación es: CN=Au*He*Kv

Dónde:

1. CN: capacidad neta. Denota el volumen útil que posibilita almacenar una determinada cantidad de productos teniendo en cuenta las capacidades instaladas en un momento determinado. Se expresa en m³
2. Au: área ocupada por los estantes o estibas. Se expresa en m²
3. He: altura de las estibas o estantes. Se expresa en m
4. Kv: coeficiente de corrección de la utilización del volumen para los medios de almacenamiento. Este indicador estará en función de la tecnología existente o seleccionada en el almacén.

Después de calcular la capacidad neta en medios de almacenamiento, se procederá a comparar el resultado con la demanda neta empleada en el cálculo del grado de masividad de las cargas para determinar si existe un Déficit o Superávit de capacidad de almacenaje.

Etapa 2.4 Evaluación del Nivel de Servicio

En esta etapa para evaluar el nivel de servicio al cliente se calculará el índice del nivel de servicio (INS) mediante un grupo de indicadores cuyas formulaciones son:

Después de calcular el INS, se procederá a evaluar el nivel de servicio mediante valores máximos aceptables por este indicador recogido en la tabla.

Fase III. Análisis de las deficiencias detectadas

En esta fase se analizarán las causas que originan deficiencia mediante el Diagrama de Ishikawa, para ello se formulará un banco de problemas. Por otra parte, para seleccionar las causas de mayor influencia en el efecto arrojado por el diagrama, se utilizará el criterio de expertos seleccionados mediante el software Decisión, luego se aplicará una encuesta al grupo de experto los cuales evaluarán el grado de influencia de dichas variables en el efecto, los juicios emitidos por el grupo de expertos (Eij), deben ser en una escala de 1 a 3 representada por los siguientes niveles: 3 (influencia alta), 2 (influencia media) y 1 (influencia baja), además se empleará el Coeficiente de Concordancia de Kendall para comprobar el grado de concordancia entre los criterios emitidos por los expertos, cuya formulación es:

Dónde:

• W: coeficiente de concordancia de Kendall. Expresa el grado de asociación (concordancia) entre los expertos
• K: cantidad de expertos
• n: cantidad de indicadores a evaluar
• ∆: desviación del valor medio de los juicios emitidos. Este valor se determina a través de la siguiente expresión:

Dónde:

1. E_ij: juicio de importancia del indicador i dado por el experto j
2. T: factor de comparación (valor medio de los rangos)

T= 1/2 K(n+1)

Fase IV. Acciones de mejora

En esta fase se realizará una propuesta de acciones de mejora.

Caso Almacén Mayorista

El Almacén Mayorista = 18.66 m de largo, 18 m de ancho, 6 m de altura, 5 m de puntal libre potencial, 336 m2 de área total, 67 m² de área útil, 1680 m³ de volumen total y 301.5 m³ de volumen útil;

Equipos = 1 montacargas, 1 Transpaleta manual, 1 ranfla móvil, 100 paletas de intercambio, 8 estanterías de viga metálica, un sistema de ventilación e iluminación natural como artificial, un estado constructivo bueno, un plan de fumigación contra plagas y vectores así como de limpieza.

Los productos rotan atendiendo a la fecha de entrada al almacén, están ubicados en estanterías enumeradas por proveedor y controlados mediante tarjetas de estiba.

Con relación al proceso de almacenaje se evidencia que es el adecuado, ya que el encargado del almacén revisa los documentos del transportista, así como sello y número del contenedor; luego realiza la recepción a ciega de las mercancías que llegan al almacén, procediendo este al chequeo de la mercancía contra el documento de recepción elaborado. A su vez, se elabora el documento de reclamación en caso de faltantes o avería, se incorporan los productos en el inventario para darle entrada al mismo por parte del área contable, se revisan la correcta utilización de las marcas gráficas, se llenan la tarjeta de estiba para controlar las existencias según lo establecido en el almacén por parte del encargado y se conocen en cada momento los alojamientos vacíos para acceder a todos los surtidos, además se realizan las ordenes de despacho de acuerdo al producto de que se trate, revisan y controlan los despachos en cuanto a envase y embalaje, cantidad y calidad.

Con respecto a la capacidad de almacenamiento se evidencia que no es la adecuada, ya que el almacén sólo aprovecha en área útil 19.94% y volumen útil 17.95% ambos por debajo de su patrón de comparación,

En altura aprovecha un 90% lo que significa que es bueno. La forma de almacenamiento es la correcta, ya que el grado de masividad por surtido se encuentra en el intervalo de 0.25 m³/s < M < 7 m³/s, dados por herramientas manuales, eléctricas y neumáticas con 19.15 m³ de demanda neta y 4.78 m³/s de grado de masividad; medios de protección, seguridad y salud del trabajo con 18.24 m³ de demanda neta y 4.56 m3/s de grado de masividad; sistemas eléctricos y de iluminación con 19.38 m³ de demanda neta y 4.84 m³/s de grado de masividad, y cerrajería con 13.13 m³ de demanda neta y 3.28 m³/s de grado de masividad, arrojando esta comparación que en todos los casos el método de almacenamiento es selectivo con acceso directo a las cargas unitarizadas y la técnica empleada es la utilización de estantería para cargas unitarizadas.

En otro aspecto el balance demanda capacidad evidencia un desbalance demanda capacidad dado por la DN de 69.9 m3 por debajo de la CN de 183.92 m3 o superávit de capacidad de almacenamiento por valor de 114.02 m3, es decir que el almacén cuenta con capacidad para almacenar otros surtidos y perfeccionar el espacio destinado para los productos y la tecnología de almacenamiento establecida.

En este sentido, para garantizar una utilización racional de la tecnología y del espacio, teniendo en cuenta el diseño espacial del almacén, se realiza una distribución en planta del almacén mayorista como se muestra en la figura, la misma garantiza definir pasillos de circulación de 2 m de ancho para el equipo de manipulación e izaje por debajo de las estanterías, utilizar un área de estiba directa para las cargas y ubicar las estanterías longitudinalmente para lograr mayores niveles de aprovechamiento de la capacidad.

Por otra parte, se evidencia un nivel de servicio al cliente medio, ya que el INS de 71.67% se encuentra en el intervalo de un 70% < INS < 80%.

Además, la lista de chequeo muestra que la organización espacial de los estantes no es la adecuada, existen algunos estantes que no están señalizados, no está definido el flujo de las cargas, las condiciones del piso no son las adecuadas, los extractores de aire eólicos y las luminarias se encuentran en mal estado técnico, y no está definida la masividad de los productos.

Una vez concluido el diagnóstico de la actividad de almacenaje se procede a la formulación del banco de problemas, estos problemas se representan de forma esquemática en el Diagrama de Ishikawa como se muestra en la Figura.

Para seleccionar las causas de mayor influencia en el efecto arrojado por el diagrama, se realiza una encuesta a un total de 7 expertos seleccionados. A su vez, se valida la concordancia de los criterios emitidos por los expertos mediante el Coeficiente de Concordancia de Kendall, el mismo arroja que existe una concordancia de 0.98 entre los criterios emitidos la cual se considera confiable ya que se encuentra en el rango de 0 a 1. Concluyéndose a partir de los juicios emitidos por el grupo de experto (Eij), que las causas de mayor influencia en el efecto son: existe un superávit de capacidad de almacenamiento, incorrecta descripción del producto a la hora de la facturación en el proceso de despacho, existen algunos estantes que no están señalizados, las condiciones del piso no son las adecuadas, y los extractores de aire eólicos y las luminarias se encuentran en mal estado técnico.

Atendiendo a las principales dificultades detectadas se propusieron las siguientes acciones de mejora:

1. Colocar los estantes paralelos al lado mayor del área de almacenamiento, o sea longitudinalmente para lograr mayores niveles de aprovechamiento de la capacidad, así como mayor organización del almacén y de sus áreas de trabajo.
2. Evaluar la posibilidad de almacenar otros surtidos de acuerdo a sus características y requerimientos de conservación.
3. Revisar el llenado de las facturas con el objetivo de garantizar el buen funcionamiento de los negocios.
4. Señalizar los estantes según el método de ubicación empleado en el almacén para la localización de los productos.
5. Fundir un nuevo piso de cemento pulido con el objetivo de evitar la avería de los productos durante el almacenamiento.
6. Cambiar las luminarias que están en mal estado técnico con el objetivo de garantizar un nivel de iluminación adecuado.
7. Reparar los extractores de aire eólicos con el objetivo de contribuir al bienestar de los trabajadores y conservación de los productos.

Conclusiones

La propuesta y validación del procedimiento para la gestión logística de almacenes en el Almacén Mayorista 10 C contribuyó a la formulación de acciones para elevar el nivel de servicio al cliente y mejorar el proceso de toma de decisiones.

El diagnóstico de la actividad de almacenamiento arrojó que existe un almacenamiento selectivo con acceso directo a las cargas unitarizadas, insatisfacción por parte de los clientes y utilización inadecuada de la tecnología de almacenamiento.

El crecimiento del soporte tecnológico requiere de una metodología de gestión que permita la planificación y organización de los almacenes a partir del volumen de los productos, y realizar el control sobre la base de las condiciones del almacenamiento y sus posibles impactos en los balances de capacidades.