En la mayoría de empresas en el mundo para lograr ser competitivas en la prestación del servicio al cliente están obligadas a realizar una gestión eficiente de sus inventarios. El objetivo de la gestión de inventarios es garantizar la disponibilidad oportuna de la materia prima, materiales en proceso, productos terminados, insumos, repuestos, etc., en ese sentido la gestión de inventarios es fundamental para la cadena de suministro, motivo por el cual deben implementarse estrategias para lograr mejorar productividad y no crear un bajo nivel de servicio y el incremento de costos de administración de inventarios.

En ese sentido la integración de los procesos en una cadena de suministro la deben hacer más colaborativa entre todas las áreas para lograr una visión compartida de las oportunidades del mercado.

Niveles de Integración y Colaboración en la Cadena de Suministros

La Metodología de Gestión de Inventarios de Manthou comprende cinco pasos:

1. Definición de políticas para la integración y colaboración
2. Planificación colaborativa
3. Integración de procesos claves y críticos
4. Medición del desempeño
5. Elaboración de planes de acción

Paso 1: Definición de estrategias para la colaboración e integración

Consiste en decidir con quién colaborar e integrar procesos en forma estratégica para incrementar la creación de valor. Esta se basa en la dinámica de la cadena de abastecimiento, es decir, se debe analizar el flujo de materiales e información entre empresas (clientes y proveedores claves) en cada eslabón de la cadena, para ello es necesario conocer las siguiente políticas.

• Conocer las expectativas del cliente para satisfacer sus necesidades y generar valor en
  los productos y servicios.
• Fomentar la responsabilidad medioambiental y social de cada una de las partes que participaran en el acuerdo, para garantizar que ambos sean respetuosos del entorno y de los recursos que este les provee.
• Establecer mecanismos de comunicación, herramientas de gestión y de medición de
  todos los temas acordados, para garantizar el cumplimiento de las metas inicialmente
  pactadas.
• La empresa demandante de producto y/o servicio debe establecer el perfil de sus proveedores y seleccionar aquellos que cumplan con sus requerimientos legales, contractuales, de calidad (sistema de calidad, cumplimiento de la fecha de entrega, cumplimiento de la cantidad pactada, servicio postventa, calidad del producto/servicio) y capacidad financiera (endeudamiento, razón de liquidez, precio).
• Establecer en términos contractuales las pólizas de cumplimiento, de calidad, de responsabilidad civil y social.

Paso 2: Planificación Colaborativa

Para desarrollar esquemas de colaboración se debe promover el compromiso, la confianza, la participación en actividades críticas de la cadena de suministros de cada miembro del
equipo colaborativo, la definición de funciones y responsabilidades, tanto individuales como grupales de cada empresa. Para lograrlo, se hace necesario que los actores tengan una meta común que los beneficie a ambos y para lograrla sea más efectivo compartir recursos e información, que trabajando cada uno de forma aislada; todo en el marco de unas políticas y acuerdos contractuales que les den seguridad y confianza a las partes.

Según el gráfico las partes deben compartir información según:

Este tipo de relaciones incluyen esfuerzos en la toma de decisiones para la definición de estrategias, implementación de políticas de justo a tiempo en el manejo de inventarios; reducción de costos de almacenamiento y de operación, desarrollar nuevos productos, intercambio de información y datos históricos, que permitan realizar pronósticos de forma
sincronizada para disminuir o eliminar el efecto látigo causado por las variaciones de la demanda.

Paso 3: Integración de procesos claves y críticos

Se deben implementar esquemas de integración como integración hacia atrás (si se controla a los proveedores), integración hacia adelante (si se controla a los distribuidores) e integración horizontal (si se adquiere o se controla la competencia).

El CPFR busca la gestión cooperativa del inventario por medio de la visibilidad y la reposición de productos a lo largo de la cadena de suministro. La información compartida entre los proveedores y las cadenas ayuda en la planeación y la satisfacción de las demandas de los clientes mediante un sistema de información compartida.

La planificación colaborativa es una estrategia transversal a toda la cadena y requiere de actividades de servicio al cliente, transporte, manejo de inventarios, flujo de información, almacenamiento, compras y embalaje para generar bienes y/o servicios que satisfagan los requerimientos de los clientes finales. La integración puede ser hacia adelante o hacia atrás entre actores de diferentes niveles de la cadena de suministro.

Paso 4 : Medición del desempeño

Para implementar un proceso de mejoramiento continuo es necesario medir el grado de cumplimiento de los objetivos planificados inicialmente. En la tabla se presentan los indicadores propuestos para medir el desempeño de los procesos colaborativos, en cada uno de los actores de la cadena de suministro multinivel. En dichos indicadores se tienen en cuenta las relaciones entre proveedores, fabricantes, distribuidores y clientes, para conocer el desempeño. Los criterios utilizados para seleccionar los indicadores son: las relaciones de cada empresa de la cadena con sus proveedores, fabricantes, distribuidores y clientes, en función del grado de cumplimiento de entregas, calidad de los productos y servicios, costos y niveles de inventarios.

Paso 5: Elaboración de planes de Acción

Una vez evaluado el desempeño y el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, inicialmente se debe hacer un análisis de causas aplicando metodologías conocidas como los cinco por qué, árbol de problemas, etc., para determinar las causas básicas e inmediatas que originaron el incumplimiento de algún objetivo propuesto. De esta manera se procede a la elaboración de planes de acción preventivos y/o correctivos, con sus respectivas fechas de cumplimiento y responsables de seguimiento.

Finalmente, se debe evaluar la posibilidad de insertar nuevas empresas que tengan un nivel alto de integración interna para ampliar la cobertura y fortalecer la competitividad de la cadena de suministro, lo que requiere volver nuevamente al paso 1. Lo anterior, evidencia a la metodología como un modelo cíclico, el cual a medida que evoluciona, busca nuevas opciones estratégicas de integración y colaboración para seguir creciendo.

Caso Práctico.

Para validar la Metodología de Gestión de Inventarios, la integración y colaboración en la cadena de suministro se construyó un instrumento de medición a partir de los cinco pasos establecidos en la metodología y se le aplicó a un grupo de 27 empresas pertenecientes al sector madera y muebles. Para ello, se realizó un muestreo aleatorio simple con una población finita de 55 empresas, con un nivel de confianza de 95%

Para evaluar la gestión del inventario, se uso un instrumento que posee 3 elementos:

i) integración interna, ii) integración externa con proveedores y clientes claves, iii) colaboración con proveedores y clientes.
Para cada uno de los componentes se establecen rangos de valoración para niveles de integración y colaboración bajo (0%-35%), medio (36%-75%) y alto (76%-100%).

De los resultados, se evidencia las empresas presentan un nivel de integración interna de 40%, ya que existen elementos que facilitan el flujo de información, recursos y decisiones. Sin embargo, muchas compañías no tienen los procesos bien definidos.

La figura muestra que el nivel de integración externo es de 21%, lo que se puede definir como bajo, por la existencia de barreras culturales como la desconfianza y el miedo a compartir información por parte los actores de la cadena de suministro. El nivel de colaboración, también es bajo (12%), ya que las relaciones entre los actores de diferentes
niveles de la cadena de suministro están basadas en la obtención de un suministro, producto o servicio y no ha implementado estrategias de colaboración que les generen beneficio mutuo. Esto se justifica en el poco conocimiento que manejan las empresas
con respecto a los beneficios y retos que genera la colaboración e integración de operaciones tanto a nivel interno o externo.

En la figura presenta la estructura de la cadena de suministro del sector madera y muebles bajo las estrategias de planificación colaborativa e integración de procesos claves entre los actores de cada eslabón, para mejorar el desempeño de las actividades logísticas y la gestión eficiente de inventarios.

Conclusiones:

La Metodología de Gestión de Inventarios permite medir los niveles de integración y colaboración mediante cinco pasos consecutivos, con el propósito de mejorar las prácticas en el manejo integrado y colaborativo de inventarios en los actores de la cadena de suministro.

Para el caso mostrado colaboración y la gestión de inventarios de las empresas estudiadas es muy bajo, debido a la poca planificación de procesos, flujo de información en tiempo real, desconocimiento de los niveles de inventarios entre los actores de cada eslabón de la cadena de suministro. Por lo que las empresas de dicho sector deben fortalecer sus relaciones de colaboración para las actividades de compra y abastecimiento de materia prima, planificación de la demanda conjunta, a partir de las necesidades reales del cliente.
Para el caso específico del sector madera y muebles, el 93% de las empresas maneja los inventarios de forma manual, lo que constituye un reto para la mejora de procesos, establecer acuerdos colaborativos para la planeación, pronóstico y reabastecimiento, con el fin de obtener mayores beneficios. La adopción de mejores prácticas que apliquen al sector madera y muebles será un factor clave que contribuirán al incremento de los niveles de integración y colaboración de la cadena de suministro.

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