Casos de estudio de Implementación de WMS en Operadores Logísticos
La evolución del concepto de logística pasó de la mera ubicación física a abarcar todo el flujo de materiales, productos e información entre las diferentes empresas de una Cadena de Suministro (SC) (BRANSKI, 2008). En este contexto, organizaciones de los más variados segmentos vienen subcontratando sus operaciones logísticas a empresas especializadas llamadas Operadores Logísticos (OL).
Sin embargo, se ha comprobado que la mayoría de los OLs demandan innovaciones y, para ello, utilizan las Tecnologías de la Información (TIC’s) en sus Centros de Distribución (CDs) como forma de maximizar el uso del espacio, el tiempo que antes se dedicaba a la búsqueda de artículos y agilizar la recepción y el envío en estos almacenes. La implementación de un sistema de gestión de almacenes (WMS) es un ejemplo de herramienta informática utilizada para facilitar la localización del producto en el centro de distribución.
¿Qué es un WMS?
Es un sistema de gestión de almacén (WMS) que habilita a las organizaciones optimizar el control y administración de todas las operaciones de almacén, desde el momento en que un bien o material ingresa a un almacén, hasta el momento en que tal sale. El sistema rastrea el movimiento de cada materia prima o producto, ítem en proceso y bien terminado a lo largo de su ciclo de vida, cubriendo recepción, recogida, empaque y envío. Un sistema de gestión de almacén exitoso automatiza y optimiza la recepción y guardado de inventario, la selección y envío de órdenes, y el reabastecimiento de inventarios. Un WMS puede ser una aplicación unitaria, una solución basada en nube, o ser parte de una plataforma mayor de planeación de recursos empresariales (ERP) o de ejecución de cadena de suministro (SCE).
Un sistema de gestión de almacén proporciona visibilidad hacia el inventario de una organización en cualquier momento y ubicación, ya sea en una instalación o en tránsito. Este también puede gestionar operaciones de cadena de suministro del fabricante o mayorista hacia el almacén, luego hacia el minorista o centro de distribución. Un WMS suele coexistir o estar integrado a un sistema de gestión de transporte (TMS) y un sistema de gestión de inventario (IMS) para depurar y alinear los procesos de negocio. El WMS también puede hacer interfaz directa con automatización y controles para optimizar la gestión de equipo manipulador de materiales, tales como bandas estaciones de ordenamiento y AGVs de almacén. Este diseño de bucle cerrado permite a los fabricantes lograr visibilidad en tiempo real y controlar para reducir costos e inventario, mejorar el servicio, colaborar efectivamente y satisfacer iniciativas de calidad y cumplimiento, todo al mismo tiempo.
Características del WMS
Gestión de procesos de ingreso al almacén:
- Registro de documentos de ingreso
- Recepción (estación de trabajo, devolución de cliente, retiro, etc.)
- Aceptación de bienes
- Controles cualitativos y cuantitativos para cada tipo de ítem (materia prima, producto semi-terminado o terminado)
- Gestión multi paquete (caja, embalaje, paleta)
- Ordenamiento y repaletización
- Inspección de calidad y gestión inteligente de muestras
- Generación de lotes, RFID y otro etiquetado (para rastreo y conocimiento de ruta)
- Apartado y asignación de ítems de acuerdo con reglas configurables
- Administración Kanban
Gestión de inventarios, stock y materiales:
- Gestión de ubicaciones de almacenamiento (anaqueles, áreas, bahía de acceso, etc.)
- Mapificación de almacén y optimización de ruta
- Rellenado de ubicaciones de recolección mediante reglas y/o solicitud
- Kitting (hacer a la orden o hacer para inventario)
- Reprocesos y reacondicionamiento
- Etiquetado y Re etiquetado
- Visibilidad material en tiempo real (niveles, ubicación, movimiento, etc.)
- Rastreo y gestión de materiales (P. Ej.: fechas de vencimiento)
- Reabastecimiento y ajustes en inventarios
- Rotación y gestión masiva de inventarios
- Gestión de trasferencias físicas o de contabilidad
- Gestión de servicio de transbordo
- Gestión de almacenes externos (3PL)
- Alineación automática de niveles de stock, planeación y operaciones
Gestión de procesos de salida de almacén:
- Recepción de órdenes de ventas, trabajo, roturación y/o preparación (desde ERP, TMS o ingreso manual)
- Configuración y gestión de parámetros de entrega de ítems
- Configuración e implementación de métodos de retiro
- Apartado y asignación de mercancías
- Recogida y empaque
- Pesado, ordenamiento y empaque
- Gestión de carga y carga de camión
- Emisión de documentación de transporte (hoja de empaque, manifiesto de carga, etc.)
- Autorización y salida final
- Envío y gestión de ajustes de envío
- Gestión de depósitos y plataformas
- Gestión integrada de transporte y proveedores
Monitoreo, reporte y análisis de almacén:
- Monitoreo de desempeño en tiempo real
- Niveles de inventario y reportes
- Reportes operativos de almacén
- Reportes de rastreabilidad (pista electrónica de auditoría)
- Reportes analíticos (KPIs y productividad)
- Alarmas, notificaciones y alertas automatizadas
- Tableros personalizables y perfilado de usuarios
- Monitor de tareas
- Disponible mediante web, smartphone, tableta, Andon, dispositivos wearable, etc.
Beneficios de sistemas de gestión de almacén (WMS)
- Se logra el almacén sin papeles
- Mejora en la planeación
- Sincronización de flujo de trabajo de materiales de almacén
- Mejora en desempeño de fuerza laboral de almacén
- Incremento en el rendimiento
- Mejora de flexibilidad en el manejo de órdenes
- Mejora en la eficiencia de producción y ensamble
- Asegurar rastreabilidad y genealogía “de plataforma a plataforma”
- Minimización de inventario y costos
- Aumento de visibilidad hacia el almacén y acceso a datos
- Mejora en servicio al cliente
- Depuración y optimización en la ejecución de cadena de suministro
Operadores logísticos: razones para externalizar y utilizar el WMS
Las empresas implantan nuevos procesos, productos, equipos y procedimientos en sus estructuras para diferenciarse y, paralelamente, aumentar la productividad mediante una mayor eficiencia en los flujos físicos y de información.
Entre los elementos de un CS, los OL son expresivos en la implantación de herramientas informáticas como el WMS. Figueiredo y Novaes (2004) explican que son muchas las variables que intervienen para el buen desempeño en la prestación de servicios logísticos y la consecuente permanencia de las empresas en el mercado.
Para preparar la investigación de campo, la técnica de recogida de datos empleada constituyó un método basado en preguntas directas.
Cabe destacar que la elección de las preguntas se basó en el método de evaluación del WMS desarrollado por Ribeiro y Carvalho (2011), quienes identificaron las variables a considerar en el proceso de implantación de TI, especialmente del WMS.
Caso 1:
La empresa A, tenía como encuestado a un empleado que ha trabajado durante 11 años como socio-director en la organización. Según el encuestado, el OL está clasificado como una empresa de tamaño medio y tiene aproximadamente 220 empleados en las instalaciones estudiadas. Además, este OL lleva 16 años en el mercado y está especializado en las tres principales actividades logísticas: recepción, almacenamiento y envío.
Al referirse a la satisfacción sobre las inversiones en WMS, el encuestado identificó como puntos positivos:
- El control físico y fiscal
- La recepción
- El almacenamiento
- Separación de los diferentes productos que atienden a diferentes tipos de movimiento
- La mejora en las operaciones de gestión y control del almacén
- La actualización de la información en tiempo real de forma más rápida y eficiente que las transacciones manuales
- El bajo tiempo de respuesta
- El transporte de la información
- La fiabilidad y la precisión
- Las nuevas oportunidades de cambio y la ventaja competitiva. Así, se pueden crear reglas de separación y almacenamiento utilizando parámetros como el cliente, el código del producto, las dimensiones, el tipo de pedido, la zona de separación, etc.
En cuanto a las desventajas del WMS:
- Burocratización
- y la lenta curva de aprendizaje para los nuevos usuarios.
La puntuación de las variables organizativas señala que del uso del WMS los máximos fueron:
- La Calidad de los resultados del trabajo
- La Comodidad
- La Calidad del servicio prestado a los clientes
- La Visibilidad y la Eficiencia.
Estas puntuaciones son coherentes con las ventajas citadas por el encuestado en cuanto al mejor servicio a sus clientes.
Por otro lado, las variables que obtuvieron las puntuaciones más bajas fueron la Aceptación, el Impacto en la Comunidad y las subvariables relacionadas con la Compatibilidad (Comunicación Grupal y Experiencias en TI), las cuales muestran que el WMS tiene poca influencia en las comunidades reales y virtuales, así como no promueve la comunicación grupal y su despliegue no requiere que la empresa tenga experiencias previas con el desarrollo de TIC’s.
En cuanto a las variables de seguridad, se han dado las máximas puntuaciones a las variables:
- Conformidad
- Precisión
- Autenticación
Que identifican la seguridad del software. Por otro lado, la integridad física y la digitalización obtuvieron las puntuaciones más bajas.
En cuanto a las variables técnicas:
- El rendimiento
- La coherencia
- El riesgo económico y los costes recibieron la máxima puntuación.
Las dos primeras puntuaciones son coherentes con la realidad, porque están relacionadas con las ventajas del WMS citadas por el encuestado en relación con el entorno competitivo y el mejor posicionamiento de los artículos en stock, reflejado por la información en tiempo real.
La puntuación de las dos últimas variables citadas refleja uno de los principales inconvenientes presentados en la literatura a la hora de implantar el WMS: el elevado coste en el que se incurre que genera, a su vez, riesgo económico por el temor a que la inversión no genere retorno financiero o resulte en un costoso mantenimiento.
En el otro extremo, la variable Facilidad de uso del WMS recibió una puntuación de 2, lo que demuestra la necesidad de un mayor seguimiento y asistencia técnica en la aplicación del WMS.
Caso 2:
La empresa B, tenía como encuestado a un empleado que ha trabajado durante 4 años en la organización como Director de Ingeniería Logística. Según sus respuestas, la OL está clasificada como una empresa mediana a grande (en Brasil) y grande a escala mundial, considerando sus operaciones fuera del país. Además, OL cuenta con unos 2.300 empleados en Brasil, lleva 8 años en el mercado brasileño y está especializada en las siguientes actividades logísticas: transporte, almacenamiento, operaciones internas y desarrollo de procesos logísticos.
En cuanto a la satisfacción sobre las inversiones en WMS
- El rápido retorno.
- El WMS de la empresa B fue desarrollado por un equipo interno y la empresa realizó todos los controles necesarios para la implantación de TI, mediante programas que: conceden el estándar de interfaz de software para las inversiones en TI; un programa de acción que ayuda a la identificación e indicación de los beneficios necesarios para alcanzar los objetivos de inversión en TI y la evaluación de la propuesta de inversión en TI; la formación de los empleados y la asistencia técnica durante todas las fases de implantación.
En cuanto a las variables organizativas, los datos obtenidos muestran que a partir del uso del WMS las puntuaciones máximas fueron para Experiencia con la TI:
- Fiabilidad
- Tiempo de respuesta
- Atención al cliente
- Beneficio
- Visibilidad
- Infraestructura.
Esto demuestra que el OL considera importante la existencia de experiencias pasadas con las TI y la red de integración de actividades derivadas de una infraestructura bien construida. Además, según estas puntuaciones, los beneficios del software son visibles, así como su credibilidad y el consiguiente reflejo en el mejor servicio al cliente.
Las puntuaciones más altas en cuanto a las variables de seguridad fueron para:
- Confidencialidad de la información
- Integridad física y de los datos
- Disponibilidad
- Digitalización
- Control administrativo
- Coherencia
- Cumplimiento.
Por otro lado, las variables Precisión, Autenticación y Cifrado de datos obtuvieron una puntuación de 4, lo que demuestra que el software presenta seguridad de uso y aplicación.
En relación con las variables técnicas:
- La variable Coherencia obtuvo la máxima puntuación
Lo que revela que la información del sistema WMS refleja siempre la realidad. La velocidad, la infraestructura, la arquitectura, la facilidad de recuperación, los ahorros generados y la combinación entre los recursos informáticos y otros recursos de la empresa y el rendimiento obtuvieron una puntuación de 4.
Los costes obtuvieron una puntuación de 1, lo que debe estar relacionado con el hecho de que en la empresa B, el WMS fue desarrollado por un equipo interno, lo que elimina los costes con la contratación de un proveedor.
Resultados y Discusión
La figura 1 correlaciona las puntuaciones de las variables organizativas otorgadas por los encuestados de las empresas A y B. En ella, se demuestra por parte de la empresa A que las experiencias pasadas con las TI no influyen en la adopción de una TI como el WMS, a diferencia de la visión presentada por la empresa B, que considera este factor como primordial para una correcta implantación del software.
El análisis de las variables de seguridad realizado a partir de la Figura 2 muestra que en la empresa B, salvo las variables Predicción, Autenticación y Cifrado de datos, las demás recibieron las puntuaciones más altas. No ocurre lo mismo en la empresa A, donde las puntuaciones oscilan entre 1, 4 y 5. Las variables Integridad física y Controles administrativos obtuvieron puntuaciones totalmente opuestas (la máxima para la empresa B y la mínima para la empresa A), lo que puede justificarse por el hecho de que la empresa B ha desarrollado su propio software. Sin embargo, se observa que, en general, el WMS presenta pocos problemas en relación con la seguridad y, por tanto, garantiza la protección de la información correcta.
En cuanto a las variables técnicas, la Coherencia, el Cumplimiento y los Costes se destacaron, por este orden, como las más relevantes para la Empresa A. Sin embargo, según el análisis de las respuestas obtenidas en el cuestionario aplicado a la empresa A, el estudio demostró que la implantación de las TI, en particular del WMS, sigue centrándose en los aspectos financieros, es decir, en evaluaciones tangenciales a la viabilidad económica de los proyectos, a pesar de que la variable de costes se evidenció como la tercera más importante. Para la empresa B, la coherencia, el rendimiento y la velocidad se definieron como los más acentuados. Las variables Ahorro generado y Riesgo económico se consideraron menos importantes, en contraste con la empresa A, que demuestra un enfoque diferente: dirigir al cliente tangencialmente a las ventajas derivadas del WMS y no centrarse en los costes incurridos.
Conclusión:
- El análisis de los datos mostró que los diferentes OLs evalúan las variables de despliegue de las TIs de manera diferente. Una conclusión adicional se refiere al enfoque dado por las empresas en la implantación del WMS. Se hace hincapié en que la evaluación del aspecto organizativo centrado en el usuario de un sistema debe considerarse uno de los puntos clave en este despliegue, ya que representa un efecto indirecto de los beneficios percibidos.
- Los análisis tradicionales centrados únicamente en los aspectos financieros (enfoque de la empresa A) se entienden como formas insuficientes de realizar la evaluación de las ganancias derivadas de la implantación de diferentes tecnologías.
Las variables técnicas, cuando están bien puntuadas, reflejan la mayor personalización del WMS, así como el retorno de la inversión. Por lo tanto, para obtener ventajas en relación con estas variables hay que centrarse en los módulos de software y en un análisis financiero que demuestre el rendimiento de la adquisición de TI.
En cuanto a las variables de seguridad, se ha comprobado que el WMS es un sistema muy seguro, que confiere seguridad y agilidad en el almacenamiento de los productos.
Por último, para que la implantación de las tecnologías de la información sea un éxito total, es necesario el compromiso y el apoyo de la alta dirección, además de una infraestructura organizativa y técnica que apoye adecuadamente el desarrollo de las fases de implantación.