Hoshin Kanri es una técnica o metodología que ayuda a las empresas a enfocar sus esfuerzos y analizar sus actividades y sus resultados. Es un acercamiento sistemático para identificar, ordenar y resolver actividades que requieren un cambio drástico o una mejora.

¿Para que se implementa Hoshi Kanri?

Es una herramienta para la planificación estratégica que ayuda a:

• Identificar objetivos críticos.
• Evaluar restricciones.
• Establecer mediciones de desempeño.
• Desarrollar planes de implementación.
• Conducir juntas de revisión periódicas.

Es un sistema administrativo que alinea a la organización. Traduce la visión y la misión de una institución en un arreglo comprensible de objetivos estratégicos, para los cuales define indicadores de desempeño y los transforma en un marco de trabajo basado en proyectos.

Elementos Claves para un Hoshin Kanri

Se concentran en alcanzar la misión y visión de la organización, consta de 2 fases:

• Fase l: Definición del plan estratégico
• Fase 2: Administración estratégica.

Las 2 fases siempre están en continua retroalimentación y cambios.

Beneficios de implementar Hoshin Kanri

Los beneficios son los siguientes:

• Mejora el enfoque de la organización.
• Mejora el enlace organizacional.
• Mejora la contabilidad administrativa.
• Mejora la venta de ideas.
• Mejora la comunicación.
• Mejora el involucramiento del personal.

Procedimiento para la implementación de Hoshin Kanri

1. Establecer las filosofías de la empresa:

• ¿Quiénes somos y para qué existe la organización? (Visión.)
• Hacia donde se dirige la organización? (Visión.)
• ¿Cómo llegar hasta donde se dirige la empresa? (Objetivos estratégicos.)
• ¿Cómo podemos lograr los objetivos declarados? (Estrategias.)
• ¿Qué buscan los clientes? (Factores claves de éxito.)
• ¿Cómo podemos lograr los factores claves de éxito? (Áreas de resultados claves.)

Misión

• La misión describe la razón de ser de la organización.
• Proporciona a los miembros de la empresa una unidad de dirección que trasciende las necesidades individuales, locales y transitorias.
• Promueve un sentido de expectativas compartidas.
• Proyecta un sentido de valor y propósito hacia los diferentes grupos de interés.
• Afirma el compromiso de la empresa en relación con su existencia, crecimiento y rentabilidad.

Visión:

• La visión es una declaración del estado futuro posible y deseable de la organización.
• La principal Fuerza de la visión no radica en la descripción anticipada del Futuro deseado, sino en un proceso mediante el cual el sueno o las indicaciones de una persona se convierten en los deseos Factibles y compartidos de un colectivo.
• Esta concepción fortalece el liderazgo, compartiendo el consenso que expresa los anhelos, deseos e intereses colectivos.
• Obliga a contestar la pregunta: ¿Qué queremos llegar ser?

Valores

• Los valores de una compañía son, dentro de su conjunto de creencias, los que ésta considera mas importantes o valiosos. Los valores nos ayudan a formar los consensos básicos de la convivencia social y proporcionan
  a una comunidad sentido de pertenencia e identidad; esta empatía es la base de la confianza, la cual es un Factor importante para el progreso y desarrollo de las personas.
• La consolidación y el éxito de la empresa están íntimamente relacionados con sus valores como institución, ya que éstos rigen sus acciones cotidianas.

2. Establecer Directrices

• En esta etapa se identifican aquellas categorías Funcionales de la organización que son esenciales para su mejor Funcionamiento. Así mismo, proporciona una base para identificar las cuestiones críticas que se deben analizar antes de establecer objetivos a corto plazo, en el marco de la visión de Futuro y de los objetivos a largo plazo.
• Es necesario contestar las preguntas:
  – ¿Qué propuesta de valor esperan nuestros clientes que les demos?
  – ¿Qué resultados espera de nosotros el corporativo?
  – ¿Qué debemos hacer para construir el estado futuro que deseamos?

3. Establecer planes estratégicos

• En esta etapa se establecen los objetivos que se pretenden alcanzar para cada uno de los indicadores definidos, Los objetivos representan los resultados que se esperan al aplicar ciertas estrategias y proporcionan dirección, permiten Ia sinergia, ayudan en la evaluación, establecen prioridades, reducen la incertidumbre, disminuyen los conflictos, estimulan un mejor desempeño y ayudan en Ia distribución de recursos.
• Para cada indicador se establece el objetivo que se debe alcanzan tomando en consideración la línea base que represente mejor el desempeño actual. Los objetivos deben ser específicos, cuantificables, realistas y alcanzables dentro de un plazo de tiempo establecido.

4. Generar estrategias (Cómos)

Para establecer las estrategias es muy recomendable basarse en el diagnóstico Lean.

• Las estrategias son las acciones que se llevaran a cabo para lograr los objetivos a largo plazo. La estrategia define una estructura conceptual o marco de referencia para orientar las acciones.
• Una estrategia refleja hasta qué punto la empresa entiende las relaciones clave entre acciones, contexto y desempeño organizacional, y orienta a los numerosos encargados de la toma de decisiones para que emprendan acciones que sean congruentes con su visión.
• Los resultados de los análisis situacional, interno y externo se toman corno base para generar estrategias que conviertan las debilidades de la empresa en fortalezas, y esas fortalezas en capacidades distintivas para mitigar las amenazas que enfrenta Ia organización y aprovechar las oportunidades que ofrece la industria. Todo esto con el fin de Fortalecer las competencias estratégicas de la compañía para que logre sus objetivos.

5. Establecer Indicadores (Cuanto, Como y en que tiempo)

• Los indicadores nos ayudan a entender el Funcionamiento real del sistema, pues sirven como un traductor de lo que pasa en la operación y nos dicen si las estrategias conducen a un objetivo establecido.
• Es recomendable revisar estos indicadores semanal diariamente para o conocer los resultados en el corto plazo y tener Ia posibilidad de reaccionar ante un cambio o desviación de los objetivos.
• Para llevar esto a cabo, se puede utilizar un cuadro de resultados en donde se establezcan los cuantos y cómo operativos, de capacidad y financieros.
  – Operativos: son indicadores que nos ayudan a entender la operación y a darle seguimiento, y muestran si las estrategias tienen un rumbo bien definido.
  – De capacidad: estos indicadores nos ayudan a entender cómo se utilizó la capacidad del sistema en un periodo específico.
  – Financieros: son los que en el plan Hoshin se establecieron en los cuantos de las directrices y que nos ayudan a entender el avance de la empresa en sus metas financieras.

6. Establecer actividades.

• Para entender a Fondo las estrategias y cumplir los objetivos establecidos y medidos en los indicadores, es muy importante describir claramente las actividades especificas que se deben desarrollar.
• También es muy importante aclarar y describir quiénes son los responsables de ejecutar las actividades y estrategias, dando con esto un enfoque y Ia responsabilidad de cumplirlas.
• Para establecer las actividades es muy importante preguntarnos si con su ejecución adecuada podremos cumplir realmente las estrategias o si Faltan o sobran actividades.

7. Seguimiento y Adecuación.

El seguimiento se realiza directamente sobre las actividades descritas en el paso anterior utilizando un diagrama de Gantt para revisar visualmente el avance de los proyectos y las actividades mas importantes del plan estratégico.
Este seguimiento de actividades debe realizarse cada semana para llevar un control estricto de las mismas, avances, obstáculos, etc., y así poder anticiparse o responder en el corto plazo.

8. Revisión Periódica.

Para asegurar el éxito de cada misión, se debe realizar el seguimiento de las estrategias utilizando la Forma 4.4, “Revisión periódica”.
Esta revisión periódica debe realizarse en lapsos semanales o quincenales para no perder de vista las actividades y resultados relevantes.

Presentación de Resultados:

Una vez definidos los cuántos del cómo, es decir los indicadores de cumplimiento de las estrategias, y una vez que se establecen éstas en el cuadro de resultados (box score), se pueden presentar los resultados en la tabla de 4 cuadrantes que se presenta a continuación.

Es recomendable que los resultados obtenidos se presenten de una manera documentada y sencilla para que todos entiendan los logros o retrocesos.
En el primer cuadrante (arriba a Ia izquierda) se presenta la gráfica de tendencias del indicador para observar el comportamiento del métrico en un periodo determinado. En la gráfica de Pareto (arriba a la derecha) se presentan los principales contribuyentes al resultado del métrico para separar a los pocos vitales de los muchos triviales y tener un enfoque mas preciso. En el  tercer cuadrante (abajo a la izquierda) se presentan las causas probables o hipótesis de la situación para entender la causa raíz o las variables significativas que influyen en el resultado del indicador.
Finalmente, en el recuadro (abajo a Ia derecha) se presentan las acciones por seguir, indicando Ia semana en la que se realizan (primera columna), misma que se relaciona con la grafica de las tendencias para ubicar en el tiempo la acción realizada. En la siguiente columna se especifica el mecanismo de acción tomado,
que puede ser:

• Acción correctiva: se utiliza cuando se tiene un problema.
• Acción preventiva: se utiliza para prevenir problemas.
• Acción de mejora: se utiliza para alcanzar metas.
• Acción de gestión: se utiliza para mantener lo ganado.

Seguimiento y documentación de las juntas.

Por estos motivos y porque las reuniones son un asunto de todos los días y de todas las áreas, debe haber una metodología para conducir la Reunión en donde se nombre a un secretario que dé lectura a los objetivos, pase lista y anote Ia hora de llegada de los participantes y de inicio de la reunión, indique el tiempo asignado a cada tema y escriba los acuerdos a los que se va llegando. Se estima que una buena reunión, con personas bien informadas, preparadas con anticipación y comprometidas realmente con su trabajo en el objetivo planteado, debe durar cuando mucho una hora.

Descarga el pdf para el formato de Hoshin Kanri