Solución de problemas con 8 D's
¿Qué son las 8D’s?
Constituyen una metodología para resolver problemas de una manera sistemática y documentada mediante el registro de las acciones tomadas en una serie de 8 pasos que son desarrollados por un equipo multidisciplinario.
¿Para qué se implementa las 8D’s?
Este método estructurado de solución de problemas nos sirve básicamente para:
- Solucionar problemas de los cuales no conocemos la causa raíz.
- Documentar todo el proceso de la solución de problemas.
- Conocer el proceso para solucionar en equipo problemas particulares.
- Generar soluciones integrales y a largo plazo.
¿Cuándo se utiliza los 8 Pasos?
Se usan:
- Cuando necesitamos resolver problemas que tienen su origen en el pasado y cuyas causas desconocemos.
- Cuando alguno de nuestros clientes nos exige contar con una metodología estructurada y documentada para resolver problemas.
- Cuando conocemos el síntoma y éste puede haber sido cuantificado.
- Cuando la dirección se compromete a dedicar los recursos necesarios para la solución del problema.
- Cuando Ia complejidad del problema requiere la habilidad de un equipo.
El mecanismo de acción correctiva se usa cuando hay una desviación en algún indicador, Ia cual da la señal para iniciar un proceso de solución de problemas, y para ello la herramienta adecuada podrán ser los 8 pasos.
¿Cuánto tiempo toma implementar los 8 Pasos?
Por lo general toma de entre 4 a 1 semana.
¿Procedimiento para su implementación?
- Definir el problema.
- Formar el equipo.
- Describir el problema.
- Desarrollar acciones de contención.
- Definir la causa raíz.
- Desarrollar acciones correctivas.
- Desarrollar acciones preventivas.
- Reconocer el trabajo del equipo.
Utilizar el formato siguiente:
Es recomendable llevar un control de todos los reportes para que se puedan localizar rápidamente si se vuelven a presentar estos problemas y para tener siempre documentado el seguimiento de las acciones correctivas.
Paso 1: Definir el problema
La definición de un problema es simple y esté compuesta de sujeto y predicado. Puede describirse Fácilmente respondiendo a las preguntas:
¿Qué esté mal (defecto)? ¿Con qué o donde (objeto)?
Al definir el problema es importante tener claro que si no lo hacemos bien, solo estaremos atacando síntomas pero no el problema en sí.
2. Formar el equipo
- Formar un equipo de entre cuatro y cinco personas.
- Los integrantes deben tener conocimientos del producto y proceso involucrados.
- Los integrantes deben tener habilidades para solucionar problemas.
- Los integrantes deben tener habilidades para trabajar en equipo.
- Los integrantes deben tener conocimientos complementarios sobre el tema del cual se deriva el problema.
- El equipo debe decidir el tiempo y los recursos necesarios para resolver el problema.
- En el equipo debe haber personas que tengan la autoridad para tomar decisiones.
- Se deben tomar en cuenta las capacidades de comunicación y liderazgo de los miembros.
Patrocinador
- Es el dueño del proceso.
- Tiene autoridad para hacer cambios.
- Proporciona recursos para el equipo.
- Apoya las decisiones del equipo,
- Monitorea el avance del equipo.
- Elimina interferencias.
- Asiste a las reuniones conforme se le requiera.
Líder
- Es el representante del equipo.
- Dirige el uso de la metodología.
- Coordina las reuniones.
- Orienta el trabajo del equipo.
- Sintetiza decisiones y acciones acordadas.
- Documenta resultados.
Integrantes
- Aportan conocimientos y habilidades.
- Asisten en la ejecución del evento.
- Generan ideas.
- Sugieren soluciones y las llevan a cabo.
- Se integran de principio a fin.
3. Describir el problema
En este paso se establecen los límites del problema, organizando y recolectando datos en cuatro dimensiones:
- Cuando es el problema y cuando no es.
- Dónde esta el problema y donde no esta.
- Cómo sucede el problema y cómo no sucede.
- Cuántos problemas se están generando o cuántos no.
Es muy conveniente hacer un repaso del proceso en el cual se están generando los problemas a Fm de detectar el posible origen de las fallas.
Desarrollar acciones de contención.
Las acciones de contención se utilizan para evitar que los efectos del problema lleguen al cliente final o al siguiente eslabón de la cadena. Se busca contener el problema desde una perspectiva de costo, calidad y tiempo, así como ganar tiempo mientras se encuentra la causa raíz del problema.
Las acciones de contención se documentan en esta parte de la forma, pero se debe tener en cuenta que solo se esta atacando el síntoma ya que no se conoce la causa. Asimismo, se les debe dar un seguimiento continúe para verificar su implementación y se debe recordar que son temporales y se tienen que sustituir por acciones que eliminen la causa raíz.
5. Definir la causa raíz
En esta sección se debe escribir el problema tal como se hizo en Ia definición inicial del mismo, y a partir de ahí hacer una lluvia de ideas para encontrar la causa raíz en las diferentes alternativas de métodos, material, mano de obra y maquinaria.
6. Desarrollar acciones correctivas.
Este paso consiste en seleccionar las acciones que eliminaran definitivamente las causas raíz y verificar que realmente se tenga éxito en la solución al problema.
En esta sección se describen las acciones realizadas y se verifica que Funcionen y no generen efectos indeseables, se planea su aplicación asignando un responsable y anotando la fecha en que se llevarán a cabo, y se puede escribir el estatus de la implementación. Es necesario dar un seguimiento a estas acciones incluso a largo plazo para verificar su continuidad y efectividad.
7. Desarrollar acciones preventivas
Aquí se establecen acciones que eviten la reincidencia del problema así como la generación de efectos negativos durante la implementación de dichas acciones. También se asigna un responsable de esas acciones, la fecha de realización y se mantiene actualizado el estatus de cada acción preventiva.
8. Reconocer el trabajo del equipo.
Este último paso es muy importante ya que se le da el reconocimiento al logro alcanzado por el equipo. Pero para ello es necesario que el equipo presente sus resultados brevemente al final de la ejecución a fin de conocer el proceso de solución del problema y en esta presentación deben participar todos los miembros.
Finalmente, la persona de mayor jerarquía debe reconocer la aportación del equipo a la solución del problema, lo cual creará una atmosfera de respeto y admiración por quienes desarrollan un trabajo con satisfacción y liderazgo.
Basado en el libro de Luis Socconini
Descarga el formato de las 8D’s en excel.