Auditoria de un Almacén para mejorarlo
En la actualidad, la mejora de la cadena de suministro se está volviendo cada vez más importante y en especial el almacén, por lo que una auditoria nos ayuda a buscar respuestas como por ejemplo: ¿Los pedidos llegan a tiempo hacia nuestros clientes?, o ¿Se cuenta con todos los recursos necesarios para la operación trabaje en forma productiva?. Una manera de lograrlo es analizando los procedimientos, analizando los riesgos de la operación, así como restricciones de la operación.
Una auditoria nos da una referencia de que tenemos que hacer en el corto plazo para motivar al personal y como debemos de actuar pensando en el largo plazo mirando la sostenibilidad del negocio.
Es un proceso que debe ser realizado por un auditor, puede ser interno o externo, el cual aplica un procedimiento analítico que permite verificar que los procesos del almacén cumplen con los estándares y así poder mejorar en su operación.
Objetivos de una auditoria de almacén.
El objetivo de una auditoria de almacén es garantizar las buenas practicas de almacén, en los procesos de recepción, almacenamiento, picking y expedición para buscar la mejora continua de los procesos.
Recomendaciones para la auditoria:
- Planificar lo que se auditará, por ejemplo, gestionar los recursos a necesitar, reuniones que asistir, personas y procesos que auditar.
- Ejecutar lo planificado meticulosamente y gestionar con indicadores de avance, apalancarse en herramientas de planificación de proyectos.
- Analizar los datos encontrados, apoyando en las herramientas de gestión de proyectos y luego proponer mejoras a los procesos que no generan valor.
Algunas preguntas ejemplo que se deberían hacer son:
- Son algunas de las preguntas….
Algunas debilidades y amenazas que se suele encontrar en una auditoria a un almacén son:
Debilidades:
- Procesos débiles debido a la complejidad.
- Falta de medición de la gestión del almacén con KPI’s
- Falta de evaluación del rendimiento del equipo.
- Sobrecarga de inventario.
- Retraso de la gestión del inventario.
Amenazas
- Baja eficiencia de los almacenes.
- Muchos procesos manuales.
- Falta de plan de mejora continua en el almacén.
- Personal no capacitado.
- Inexactitud de los inventarios.
Usar un cuadro DAFO gestiona los planeas a usar, analizando y auditando los principales procesos de la gestión del almacén, donde con acciones rápidas correctivas y estratégicas a largo plazo ayuden a mejorar los procesos.
Ahora veamos como implementarlo.
Implementación de auditorias para la mejora en un almacén.
- Conversar con las gerencias a cerca de la auditoria es un recurso estratégico a implementar.
- Hacer las auditorias en base a preguntas ya definidas.
- Analizar la información para la toma de decisiones
- Buscar hábitos para el seguimiento y control de un almacén.
- Todos los empleados deben estar comprometidos con los planes, la gestión y el control.
Desafíos frecuentes en un almacén
- Procesos de manejos de materiales:
Buscan que los productos ingresen correctamente al flujo de la operación, aquí ese busca evaluar la eficiencia de la operación, buscando eliminar los desperdicios como transportes innecesarios, documentación innecesaria, ingreso correcto de documentación, etc.
- Mejora de procesos de almacenamiento y manipulación.
Se busca hacer eficiente el almacenamiento, mejorando la ubicación de los productos, usando herramientas de gestión como pareto, el layout más eficiente, etc.
- Mejoras en los Sistemas informáticos.
Se busca reducir procesos manuales y engorrosos, debido a la complejidad de los procesos. La gestión de los inventarios son llevados con procesos manuales.
Se debe de enfocar los esfuerzos al costo del almacén, mejorar los niveles de servicio al cliente, seguimiento y control con indicadores
Conclusiones:
- Tener una visión profunda de los almacenes y sus funciones nos permitirán ayudar a entregar valor a nuestros clientes
- Debido a la pandemia el mantener la ventaja competitiva de la empresa a través de su cadena de suministro es importante para ganar mas cuota de mercado.
- Implementar un correcto layout, equipamiento, personal capacitado y software de administración WMS, nos hará más fuertes de cara al corto y largo plazo.
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Además te ayudamos con una auditoria a los almacenes para buscar las mejoras.