La mano de obra es un costo significativo dentro de una operación de almacén. Gerentes de almacén requieren constantemente optimizar el número de personal empleado y reducir el número total de empleados aumentando la productividad. Por lo tanto, el trabajo de planificación es crucial para el funcionamiento de un almacén rentable.

La gestión laboral permite a los gerentes de almacén comparar productividades entre el personal y los estándares de ingeniería, y como resultado identificar oportunidades para recibir capacitación adicional o una posible redistribución. El sistema también puede ser se utiliza para introducir esquemas de incentivos y ser parte de un sistema de evaluación.

Hay una serie de sistemas de gestión laboral LMS (Labour management systems) disponibles en el mercado. Algunos WMS también tienen un módulo de gestión laboral incorporado. Sin embargo, es posible planificar los recursos requerida dentro de un almacén de forma manual mediante el uso de hojas de cálculo que la gran mayoría de organizaciones hace.

Cuando plantearse el uso de una planeación de recursos de un almacén

Nuestro argumento es que todos los almacenes deben operar con alguna forma de plan de recursos para garantizar que se despliegue el número correcto de personal cada día y por lo tanto debe ser parte de las operaciones diarias. Planeación de recursos permite al responsable del almacén calcular razonablemente el número de empleados requerido cada día para cada sección del almacén y, cuando está ocupado, para calcular cuánto personal adicional puede ser necesario.

Como usar el planeamiento de recursos

La tabla detalla una serie de tareas de almacén junto con el volumen de actividad, los estándares de productividad y el tiempo esperado para llevar a cabo estos Tareas. Los formularios como este se pueden completar todos los días en función de las actividades prevista para los próximos días y semanas. Requiere información avanzada en términos de recibos y pedidos, ya sean previstos o reales. También requiere personal llevar a cabo estudios de tiempo y movimiento para calcular el tiempo necesario para emprender cada actividad.

Los datos se pueden actualizar con cifras reales una vez que se ha completado la tarea, esto proporciona una imagen más precisa para futuros trabajos similares. La tabla detalla una operación de manipulación en el transcurso de un día y cada actividad se enumera junto con el volumen esperado y esto junto con los estándares de ingeniería previamente estimados, permite al gerente de almacén calcular el número de personal requerido y el equipo necesario. Completando el formulario, el gerente del almacén puede calcular el número de personas y equipos requeridos para la operación de ese día en particular.

Tareas a detectar para el planeamiento de actividades de un almacén

1. Analizar la accesibilidad de la mercadería.

Si el inventario tiene pocos SKU’s se requiere pocos pasillos y  muchas estanterías con racks acumulativos. Si el inventario tiene muchos SKU’s requiere más pasillos y estanterías estándar.

Si el inventario requiere mucha consolidación y desconsolidación de mercadería se requiere tener aéreas eficientes para tal fin para no caer en perdidas de tiempo y altos costos.

2. El espacio del almacén.

Analizar el espacio con que cuenta un almacén es importante, conocer el espacio que requiere vs el espacio que tiene es crucial para la buenas gestión.

Se puede mejorar el espacio, maximizando el espacio con rack adecuados, según el tipo de producto y aprovechando las alturas del almacén.

3. El tipo de mercadería y su rotación.

Se tiene que tomar en cuenta el tipo de mercadería, la rotación del inventario y su estacionalidad. estos factores son importantes para planificar una almacén ya que se necesitará mas espacio o no según los drivers ya mencionados.

4. Flujos de procesos internos, materiales y personas.

Analizar los procesos internos de recepción, almacenaje, picking y despacho todo almacén debe tener estos procesos claramente definidos así como sus secuencias lógicas para hacer productivo al almacén, evitando cuellos de botellas, optimizando movimientos y desplazamientos.

¿Qué es el LMS?

Es un software (Labour management systems) que fue creado para la gestión de los recursos humanos presentes en las operaciones del almacén. Funciona como un complemento para el WMS (Warehouse Management System).

El software permite el monitoreo del personal, registra el tiempo real el tiempo en que una tarea se completa y, posteriormente, compara estos datos con los estándares estimados durante la planificación.

El uso de un LMS electrónico permite evaluar la productividad individual así como del equipo en su conjunto. Mide el rendimiento de cada individuo por tareas completadas contra los estándares. El sistema, si interactúa con voz o radio frecuencia, puede medir con mayor precisión la tarea en cuestión, teniendo en cuenta tiempos de inactividad, retrasos y cuellos de botella. El sistema es capaz de asignar al operador un puntaje general. Esto permite al gerente de almacén comparar el rendimiento contra los estándares de ingeniería y los pares del operador. El sistema es más sofisticado que una hoja de cálculo y producirá los datos mucho más rápido. 

Los LMS más sofisticados también pueden crear una lista de tareas para un operador y coordinar tareas. Como dice Obal (2011): “Cuando empiezas a intercalar y midiendo a las personas, estás eliminando muchas ineficiencias. Estás maximizando su mano de obra que ya está allí en el almacén. Aunque muchos WMS tienen LMS como una opción o incluso incorporado, hay una gran cantidad de sistemas autónomos que se pueden interconectar con ambos Sistemas de gestión de almacenes y transporte.

Beneficios del LMS

• Planifica los turnos de los operarios: Permite la planificación de la operación basándose en los estándares operativos.
• Mejora los equipos de trabajo: Debido a que puedes conocer los tiempos del personal operativo, puedes mejorar con capacitaciones, recompensas, incentivos al personal.
• Elaboración de Informes: El software entrega informes completos de rendimientos, incentivos por periodos y bien detallados.
• Se puede establecer estándares: El software de puede dar los estándares de cada proceso y así buscar mejoras.

Decidir cuándo implementar un sistema LMS dependerá de cada organización. Si al analizar la productividad del área de logística es baja entonces implementar el LMS es una buena opción.

Sí se comprueba que es necesario utilizar este software para intentar eliminar los problemas, el primer paso será encontrar un proveedor con conocimientos en el sector, que sea de confianza y ofrezca un servicio de prestigio.

Aunque la implementación final no es sencilla, la empresa (junto con el proveedor elegido) puede realizar una serie de pasos previos para facilitar el proceso.

• Gestiona tus recursos: Es fundamental conocer con qué recursos se cuenta para implementar el software. Esto abarca el análisis tanto del personal como de las herramientas informáticas que ya se estén utilizando. Una vez hecho esto, es el momento de seleccionar un equipo que se encargue del proceso.
• Planificación previamente: antes de empezar a implementar el programa se deben tener claros lo objetivos a cubrir y los problemas a solucionar. El equipo elegido tiene que estar al corriente para que pueda desarrollar bien su trabajo.
• Comunica la mejora: la comunicación es fundamental para que todo vaya bien. Esta debe establecerse tanto dentro de la empresa (en el interior del equipo y con los responsables) como con el proveedor.