Selección de un Sistema de Gestión de Almacenes (WMS)
Si tuviera que elegir una herramienta para operar dentro de un almacén, tendría que ser un WMS, en este artículo describiremos cómo debe elegir un WMS.
Un WMS puede procesar datos más rápido y puede coordinar movimientos dentro del almacén, puede producir informes y manejar grandes volúmenes de transacciones, como se ve en las operaciones de comercio electrónico, algunos de los beneficios potenciales de contar con un WMS incluyen los siguientes:
- Gestión laboral eficiente y eficaz
- Mejoras en productividad y precisión
- Visibilidad y trazabilidad de las existencias
- Inventarios precisos
- Reducción de errores de recolección
- Reducción de las devoluciones
- Informes precisos
- Capacidad de respuesta mejorada
- Visibilidad de datos remotos
- Reposiciones automáticas
- Mejor servicio al cliente
- Papeleo minimizado.
Para embarcarse en un proyecto WMS, debe estar seguro de que obtendrá importantes beneficios comerciales. Dichos sistemas necesitan inversión de capital, además de que implican algunos costos de funcionamiento; sin embargo, el ‘costo’ principal es el impulso, el entusiasmo y el compromiso necesarios de todo el equipo de almacenamiento y la alta gerencia para garantizar que el sistema se configure correctamente, se use correctamente y se optimice periódicamente. Un WMS no es una opción de “solución rápida”. Un WMS es más que una herramienta de control de stock y recopilación de datos. Es un sistema que le ayuda a ‘automatizar’ sus operaciones de almacenamiento tanto como sea posible.
Podría decirse que los proyectos de TI deberían justificarse sobre la misma base que cualquier otra inversión empresarial. Un WMS es en gran medida un sistema de “ejecución” táctico y, por lo tanto, es mucho más fácil de justificar que muchos proyectos de TI, forma un componente importante para la mejora estratégica del negocio pero, sin embargo, sigue siendo táctico.
Cuando se haya decidido por la compra o alquiler de un WMS, se recomienda usar los siguientes pasos:
Paso 1: Realizar un cálculo del retorno de la inversión (ROI)
El proceso de justificación es importante porque lo ayuda a establecer un presupuesto para su proyecto y también a centrarse en los “imprescindibles” funcionales en lugar de los “deseables” al seleccionar proveedores. Las áreas clave a considerar son:
- El potencial de un WMS para brindarle una precisión de stock mejorada, al reducir los errores, brindar información en tiempo real y permitir el conteo de inventario perpetuo.
- El potencial para una mayor productividad y ahorro de costos, a través de una mejor utilización de la mano de obra, el equipo y el espacio.
- La necesidad de una trazabilidad mejorada: un WMS puede brindarle una trazabilidad bidireccional, casi como un subproducto de estar en el lugar.
- Cliente mejorado y servicio al cliente: a través de un mejor control general del almacén, una mejor precisión en la selección y el envío.
Cuantas más transacciones por día (por ejemplo, movimientos de palés, selecciones) y ubicaciones en el almacén, mayor será el potencial de recuperación y mayor será la justificación. Además, los almacenes utilizan equipos costosos donde la optimización puede generar ahorros significativos, a veces hasta el punto de que se necesita comprar menos equipos y emplear menos personal.
Comprender los métodos de costeo utilizados por los proveedores de WMS. Estos se pueden dividir en cuatro componentes principales:
- Licencias: La licencia de software necesaria para ejecutar el sistema. Por lo general, esto lo cobra el ‘usuario’, es decir, el usuario de la PC o el usuario de la terminal de datos de radio, aunque ahora se ofrecen diferentes modelos, incluido el pago por transacción y/o el pago mensual en lugar de la compra total del sistema.
- Servicios profesionales: Los costos de gestión de proyectos, capacitación y apoyo para la puesta en marcha.
- Costos de desarrollo: Partes no contemplados en el paquete, incluyendo interfaces a sistemas de terceros.
- Costos de soporte: por lo general, un costo anual basado en los costos de licencia y, a menudo, en los costos de desarrollo; el alcance del servicio y el costo varían significativamente de un proveedor a otro.
Asegúrese de que los proveedores a los que se acerque le den los costos de todo lo anterior. Pídales que indiquen qué precios son fijos y cuáles son variables. Tenga cuidado con los costos ocultos, como los costos de viaje, el tiempo de viaje y el tiempo de gestión de proyectos. Resuma todos los costos en una hoja de cálculo, que muestre el costo inicial y luego los costos de los años uno a cinco con los totales acumulados.
Además, están los costos de hardware e infraestructura. Estos costos deben considerarse en términos de presupuesto del proyecto y ROI, por supuesto, pero en muchos casos se pueden administrar como un proyecto separado con interdependencias con el proyecto principal.
Paso 2: Tomar decisiones a la marcha del proyecto
Debido a que ahora los WMS modernos son altamente configurables, normalmente por el usuario final, estos deben ser capaz de trabajar en prácticamente cualquier entorno de almacenamiento, por lo que tomar decisiones de cambio de almacenamiento o estrategia corporativa debe ser configurado por el software WMS elegido.
Paso 3: Comprenda y analice sus sistemas existentes
Si su ERP/sistema comercial ya tiene un módulo WMS, entonces debe examinarlo y analizarlo en primer lugar. Se aplica la misma diligencia debida a esta selección que a cualquier otro sistema, pero normalmente cualquier pequeña deficiencia en la funcionalidad se compensa al reducir los riesgos de que los sistemas no interactúen entre sí de manera confiable y precisa.
Del mismo modo, si su almacén está altamente automatizado, con grúas, cintas transportadoras o sistemas de clasificación, es posible que desee centrarse en el WMS proporcionado por la empresa de sistemas de automatización. Esto normalmente se conocerá como un sistema de control de almacén o WCS. Una vez más, las deficiencias en la funcionalidad a menudo se compensan evitando una interfaz con un WMS externo. Hay muchos documentos disponibles sobre este tema y algunos de ellos se mencionan a continuación.
Paso 4: ¿Se puede desarrollar internamente o escoger una solución “empaquetada”?
Debido a la naturaleza “empaquetada” del mercado de WMS en la actualidad, el desarrollo interno rara vez es viable, ya que un proveedor típico de WMS tendrá quizás más de 100 clientes sobre los cuales amortiza los costos de desarrollo continuo; estos mismos más de 100 clientes sirven como un campo de pruebas muy valioso y completo para el producto en cuestión. El desarrollo interno a veces es viable si los requisitos generales son particularmente especializados o requieren una integración especializada con los sistemas internos existentes.
Paso 5: Solicitud de información
Preparar un breve documento (solicitud de información); esto normalmente no debe tener más de unas pocas páginas. En este documento, usted describe su negocio, la dirección futura de su negocio, su almacén y sus planes para el almacén. Luego hable en términos generales sobre lo que quiere lograr con el WMS.
En esta etapa, habrá completado una especificación operativa para el almacén para obtener la aprobación de capital. Los elementos clave de esta especificación son una base ideal para la RFI, por ejemplo, la cantidad de muelles de carga, la cantidad y el tipo de ubicaciones de reserva, la cantidad de ubicaciones de frentes de selección y los detalles de las estaciones de recolección y empaque. De particular relevancia es el número de usuarios, es decir, usuarios administrativos, conductores de carretillas elevadoras, recolectores, empacadores, etc. Proporcione una guía sobre la cantidad de transacciones por día (recepciones, ubicaciones, selecciones, despachos) e indique si hay picos significativos a lo largo del día, la semana o el mes.
No intente describir cómo debería funcionar el sistema; de hecho, puede ser peligroso ser demasiado específico en este punto, ya que puede haber formas más rápidas, mejores y más económicas de hacer las cosas y parte del proceso de selección es ver cómo los proveedores potenciales pueden guiarte en este sentido. Puede utilizar los servicios de un consultor especializado para que le ayude.
Dentro de la solicitud de información, solicite al proveedor los costos de presupuesto y la implementación, así como escalas de tiempo.
Debe solicitar información del proveedor, que incluye:
- Historia de la empresa.
- Historial y estado financiero.
- Número de sitios que utilizan su producto WMS actual.
- Quién posee la IP (propiedad intelectual – código fuente) para el WMS.
- Lista de clientes, especialmente aquellas empresas que operan en su mercado.
- Tarifas diarias y cargos de soporte.
- Cubierta de soporte.
- Planes de desarrollo.
- Trayectoria.
Le sugerimos que envíe esta solicitud de 6 a 10 proveedores inicialmente. Concéntrese en proveedores que tengan experiencia en su mercado; este es particularmente el caso si es un proveedor de logística externo; Es poco probable que los proveedores de WMS sin experiencia en este sector tengan la funcionalidad y, lo que es más importante, la experiencia para ayudarlo. Concéntrese en los proveedores que tienen un historial vinculado a cualquier negocio o sistema ERP que esté operando.
En esta etapa, deberá decidir si comprar el software y el hardware directamente o alquilar el software y operarlo en una plataforma de servidor de terceros. Un WMS SaaS (software como servicio) es una aplicación basada en Internet desarrollada, alojada y mantenida por un proveedor de software externo en servidores seguros. El proveedor alquila el sistema a un número de clientes diferentes. Estos clientes, a su vez, elegirán los diversos módulos dentro del software que requieren y los pagarán a medida que los usen.
Las ventajas son:
- Menor costo de entrada.
- Costos de puesta en marcha reducidos.
- Actualizaciones instantáneas.
- Innovación impulsada por el usuario.
- Capacidad de encender y apagar según sea necesario, por ejemplo, para ejecutar una operación de almacenamiento temporal.
Dicho sistema será atractivo para las empresas emergentes y las pequeñas y medianas empresas (PYME), aunque podría beneficiar a las empresas más grandes que buscan una solución temporal. Las posibles desventajas incluyen la posibilidad de enlaces de Internet deficientes entre las empresas y preocupaciones sobre la seguridad de los datos.
Paso 6: Lista corta
Producir una lista corta de tres a cinco proveedores. El precio, por supuesto, no es el criterio principal en esta etapa, pero puede usarse para descartar proveedores que excedan su presupuesto. Consiga que los proveedores lo visiten para una reunión informal.
Esto le ayudará a hacerse una idea de su empresa: qué tan profesionales son, qué tan atentamente escuchan y responden a sus necesidades, qué tan bien responden a sus preguntas.
Antes de entrar en la etapa de demostración detallada, verifique un poco más a cada uno de los proveedores; esto le ayudará a rechazar proveedores inadecuados en una etapa temprana. Una buena manera de hacer esto es entrevistar por teléfono al menos a seis sitios de referencia, preferiblemente sitios que elija de una lista más larga. Todas estas llamadas deben realizarse con el conocimiento del proveedor, a menos que ya tenga contactos con sus clientes.
Consiga que los proveedores preseleccionados le proporcionen una demostración personalizada. Pídales que se concentren en lo que usted cree que es especialmente importante para su operación, por ejemplo, el reabastecimiento de la cara de selección o el equipamiento y el ensamblaje. En algún momento durante el proceso de selección, también debe pedirles que le den una visión general de su empresa, productos y personas y de su estrategia, tanto en términos de empresa como de producto.
Visite su oficina central para comprender mejor su cultura, estilo de gestión y trabajo en equipo. Es muy importante lograr un buen ajuste de “personas” con cualquier organización que seleccione. Siempre vale la pena preguntar a los proveedores por qué creen que deberían ser seleccionados para su proyecto.
Las visitas al sitio de referencia son a menudo el punto central de la selección de proveedores. Asegúrese de que le den una opción de sitios, no solo ‘el indicado’, y asegúrese de que sea similar en términos de tamaño y procesos a los suyos, o preferiblemente un poco más grande y un poco más complejo.
Si ha identificado lagunas en la funcionalidad, ahora es el momento de especificarlas y cotizarlas. Se debe pedir al proveedor que proporcione un costo exacto del proyecto, identificando claramente cualquier costo variable. Aquí es donde los contactos que ha desarrollado con los sitios de referencia de los proveedores valdrán la pena, ya que puede hablar con ellos sobre qué tan bien trabajó el proveedor con respecto al presupuesto y el tiempo.
Paso 7: Elección final
Elegir el proveedor más adecuado. Utilice una matriz de decisión, teniendo en cuenta los criterios mencionados anteriormente.
Resumen:
Aquí hay 20 consejos para elegir un WMS:
- Tenga una visión clara a largo plazo de cómo podría ser su almacén en el futuro; esto lo ayudará a asegurarse de elegir una solución que sea lo suficientemente escalable, flexible y funcional.
- Garantizar la total aceptación por parte de la alta dirección.
- Mantenga una mente abierta acerca de cómo funcionará su WMS: deje que los proveedores de WMS escuchen sus necesidades y le muestran diferentes formas de usar su solución.
- Asegúrese de que sus procesos funcionen de manera eficiente antes de introducir un WMS.
- Busque un proveedor que se centre en el almacén y la logística; las empresas más generalistas a menudo cambiarán de estrategia y reducirán su enfoque en el almacenamiento a medida que cambie su suerte.
- Busque un proveedor con un sólido equipo de especialistas en almacenamiento; de lo contrario, estará capacitando al proveedor en almacenamiento o, en el mejor de los casos, dependerá de una o dos personas.
- Elija un proveedor de WMS con el que se lleve bien: se trata de una asociación.
- Asegúrese de que la mesa de ayuda y la cobertura de soporte estén disponibles durante sus horas de trabajo, 24/7 si es necesario.
- Busque un WMS que haya sido especificado por almacén y logística profesionales, en lugar de programadores y analistas.
- Asegúrese de que el producto sea relativamente nuevo, pero con un buen historial y utilice la última tecnología de software.
- Asegúrese de que el producto se desarrolle de forma continua para satisfacer las necesidades futuras de almacenamiento y cadena de suministro. Históricamente, los proveedores de WMS han ganado dinero cobrando a sus clientes cantidades significativas de dinero por el trabajo de desarrollo. Esto tiene varias desventajas importantes: invariablemente cuesta más que la funcionalidad provista como un paquete, extiende el tiempo del proyecto e introduce riesgos (el software personalizado a menudo no funciona debido a problemas técnicos y diferencias en la interpretación de la especificación). Otra desventaja es que el software personalizado a menudo hace que las actualizaciones de software sean engorrosas, riesgosas y costosas.
- Elija un proveedor de WMS que pueda demostrar un historial significativo en su tipo de operación de almacenamiento; pídales que lo lleven a los sitios de los clientes para ver el WMS en acción y asegúrese de hablar con los usuarios y el equipo de administración en cada sitio.
- Busque un WMS que sea un paquete configurable por el usuario final. Hoy en día es imposible predecir las necesidades futuras de WMS, especialmente en un entorno de terceros, por lo que la flexibilidad es el nombre del juego.
- Cuando se necesiten cambios pequeños pero importantes para que el sistema satisfaga sus necesidades muy específicas, asegúrese de que estos cambios no comprometan la ruta de actualización del paquete.
- Busque sitios de referencia relevantes. Busque un proveedor con un buen grupo de usuarios activo y asegúrese de que este grupo tenga una influencia real en la estrategia del producto y los servicios de soporte.
- Asegúrese de que el proveedor sea del tamaño adecuado: no tan pequeño que no tenga suficientes recursos ni tan grande que no tenga influencia en el desarrollo del producto y los niveles de servicio.
- Asegúrese de que el proveedor lo ayudará y lo apoyará en las discusiones comerciales y técnicas con proveedores, clientes internos y clientes externos.
- Tener una demostración en profundidad del WMS. Asegúrese de que los usuarios potenciales del sistema estén de acuerdo. Asegúrese de que el WMS sea fácil de usar y esté estrechamente relacionado con su operación.
- Asegúrese de involucrar a su equipo de TI para garantizar que el proveedor de WMS pueda trabajar con usted para proporcionar interfaces sólidas con sus otros sistemas comerciales. No dejes que dominen el proyecto: un WMS es una solución táctica y operativa y, como tal, en la mayoría de los casos el proyecto debe ser administrado y ejecutado por personas de logística.
- Asegúrese de identificar un campeón de proyecto en su organización, forme un equipo a su alrededor y haga que el campeón se haga cargo de la implementación de WMS.
Referencias: Richard & Grinsted “Supply chain toolkids”
Para más artículos inscribirse descargando nuestro libro online.
Si desea realizar un test para analizar su almacén en el siguiente link