Los gerentes de almacén de hoy ya no patrullan el almacén con abrigos marrones y sujetando un portapapeles y un lápiz. Es más probable que usen traje o uniforme corporativo, usen un celular o Tablet y, en la mayoría de los casos, se los vea encorvados sobre una computadora portátil descifrando las últimas cifras de costos y productividad.

En este artículo analizaremos los desafíos que enfrenta el gerente de almacén de hoy y los atributos necesarios para enfrentarlos.

Uno de los principales desafíos para el gerente de almacén antes de que comencemos a mirar el almacén en sí mismo es “si ellos y sus colegas se ven a sí mismos como la persona adecuada para el trabajo”.

En muchas oportunidades el almacén es un área descuidada que está empezando a tomar mas protagonismo. El esfuerzo invertido en desarrollar la gestión de almacenes no es proporcional a la importancia del almacén como negocio. Vemos mucha gestión de almacenes en la que las personas acaban de ser ascendidas y realmente no entienden cómo administrar los almacenes. Aquellos (minoristas) que lo tienen internamente deben comprender que es una parte crítica, y que el comercio minorista es solo el final de la cadena de suministro.

Una descripción de trabajo reciente para un gerente de un centro de distribución requería las siguientes habilidades clave y las responsabilidades básicas que normalmente se buscan en los gerentes de almacén senior de hoy en día:

Estas incluían la capacidad de negociar, habilidades de tecnología de la información, finanzas básicas y perspicacia comercial, habilidades de gestión de personas y un capacidad para motivar y dirigir a un gran número de empleados a través de la comunicación y el compromiso.

Se trata en gran medida de habilidades interpersonales y, como dijo Lee Iacocca (1984): “La gestión no es más que motivar a otras personas”.

La descripción del puesto y las responsabilidades básicas son las siguientes:

• La provisión de un almacén receptivo y rentable que esté alineado con los requisitos actuales y de largo plazo de la estrategia comercial global.
• Responsabilidad por el liderazgo y la dirección del equipo de almacén.
• Garantizar que el almacén sea capaz de entregar los requisitos de volumen del negocio.
• Impulsar la mejora continua en la rentabilidad de las operaciones.
• Establecer la visión a largo plazo para el almacén en línea con el plan estratégico y garantizar que se puedan cumplir los futuros volúmenes y requisitos de servicio al cliente.
• Salvaguardar los activos humanos y físicos empleados en el almacén.
• La gestión de proyectos y la introducción de nuevas iniciativas.
• Mantener relaciones sólidas con los proveedores; y
• El desarrollo y la gestión de las relaciones laborales en el entorno del almacén.

El aspecto de las personas es muy importante y una descripción de trabajo para un gerente de centro de distribución por lo que el gerente necesita la capacidad de:

• Desarrollar y mantener un equipo de trabajo productivo mediante la creación de programas para contratación, capacitación y desarrollo profesional;
• Hacer coincidir las habilidades y los antecedentes del personal con el trabajo requerido;
• Aplicar buenas técnicas de comunicación y motivación, crear programas para supervisar, aconsejar y disciplinar a los asociados; y
• Implementar un sistema de evaluación de desempeño adecuado para recomendar promociones, aumentos salariales y despidos.

El gerente de almacén tiene una serie de desafíos operativos y también se espera que comprenda e implemente la estrategia de la empresa en relación con la actividad del almacén. Nuevamente vemos las compensaciones con las que tiene que lidiar el gerente del almacén.

Estos incluyen costo versus capacidad de respuesta y rentabilidad versus rendimiento de volumen.

Es bueno ver que la protección de los activos humanos se incluye en la lista de responsabilidades principales, ya que es una preocupación común para los gerentes de almacén.

El gerente de hoy tiene que maximizar el uso efectivo de sus recursos operativos mientras satisface los requisitos del cliente. Esto se puede hacer de manera efectiva a través de la motivación y la gestión eficaz del personal. Las personas son los activos más valiosos de un almacén y deben usarse de manera adecuada.

La descripción del trabajo anterior es razonablemente típica de los requisitos de un gerente de almacén en el entorno económico actual de rápido movimiento. La expectativa es que el gerente logre altos niveles de servicio al cliente, pero también reduzca los costos a través de una mayor productividad y desempeño. A esto se suma la restricción de un inventario más bajo, un menor tiempo de entrega al cliente y la presión para garantizar la seguridad del personal, el equipo y las existencias.

Los seis principios básicos de la gestión de almacenes se pueden resumir de la siguiente manera:

• Precisión;
• Control de costos;
• Limpieza;
• Eficiencia;
• Seguridad; y
• Protección

Retos del Jefe de Almacenes

La presión sobre el gerente de almacén actual proviene de muchas direcciones diferentes. Estas son presiones tanto internas como externas.

Una encuesta realizada dio los siguientes resultados:

• Cerca de 3,000 horas al año se pierden en almacenes y centros de distribución debido a procesos ineficientes.
• Al 80% de los gerentes se les ha encomendado la tarea de encontrar ahorros de costos en las operaciones existentes.
• En promedio, a los gerentes se les ha encomendado la tarea de encontrar casi un 20% de ahorro de costos en sus organizaciones.
• La mayoría de los gerentes sugirieron que las siguientes áreas eran las más ineficientes:
  • • Control de inventario (53%);
    • Picking (47%);
    • Almacenamiento y reposición (45%).

Un hecho sorprendente que surgió de la encuesta fue que uno de cada seis gerentes no revisará sus procesos de flujo de trabajo hasta que reciba una queja del cliente, por lo que las principales presiones y desafíos son los siguientes:

1. Presión para reducir los costos operativos.

Las empresas están apuntando a la cadena de suministro como un área donde los costos pueden reducirse aún más y, como resultado, aumenta la presión sobre los gerentes de transporte y almacén para reducir los costos y, al mismo tiempo, mejorar el servicio al cliente.

Esto ha dado lugar a que las empresas evalúen las opciones de subcontratación y revisen sus propias operaciones logísticas.

2. Lograr la orden perfecta.

Un indicador clave de rendimiento (KPI) introducido recientemente en la cadena de suministro es la métrica de pedido perfecto. Se considera pedido perfecto aquel que ha sido entregado a tiempo, íntegro, en perfecto estado y acompañado de la documentación correcta. Esta métrica incluye muchas de las medidas actuales de rendimiento de la cadena de suministro y, siempre que todos usen los mismos parámetros, se puede adoptar como una de las principales medidas de la cadena de suministro y un diferenciador entre empresas y cadenas de suministro. Si alguna vez llegamos a una transacción sin papel, es posible que debamos reemplazar la cuarta métrica.

3. Plazos de entrega de pedidos más cortos y disponibilidad de existencias.

El plazo de entrega del pedido es el tiempo que transcurre entre la realización de un pedido y la recepción del artículo por parte del cliente. El tiempo de entrega del pedido puede ser un diferenciador significativo entre los competidores. Por ejemplo, si tu cereal favorito no está en la estantería del supermercado, es poco probable que esperes a la próxima entrega sino que lo busques en otra tienda o elijas la alternativa más cercana, ya sea de la misma marca o de otra diferente. Es probable que los consumidores en línea elijan el método de entrega más rápido siempre que la calidad y los costos sean similares.

La calidad de los productos es tal que se obtiene una ventaja competitiva a través de una entrega rápida, oportuna y precisa. Con Internet proporcionando transparencia de precios a través de una proliferación de sitios web de comparación de precios, ahora se obtiene una ventaja competitiva al ofrecer el mejor servicio por cualquier canal que decida el consumidor.

Los almacenes más efectivos son aquellos que tienen tiempos de entrega reducidos mientras mantienen la calidad a un costo reducido.

4. Entrega a través de múltiples canales.

Las empresas entregan cada vez más a través de múltiples canales para llegar a los clientes de manera más efectiva. La presión sobre el almacén se produce al tener que presentar las mercancías de diferentes formas.

Estos incluyen la entrega directa de artículos individuales al usuario final, pedidos de múltiples SKU directos a la tienda y pedidos al por mayor a los centros de distribución minorista. Cada uno tiene su propio requisito de selección diferente y es probable que dependa de un equipo diferente.

Los plazos de entrega de los pedidos también variarán, al igual que el método de entrega. Steve Smith de Manhattan Associates (Supply Chain Standard) resumió esto cuando dijo: “Pasar de un proceso comparativamente sencillo de suministro y reposición de tiendas de la calle, con cierta complejidad adicional en torno a promociones especiales, a una presencia en línea con cumplimiento desde una tienda o un almacén, ya sea dedicado o parte de una instalación existente, crea complejidades asociadas con la selección de “únicos”, el volumen de pedidos pequeños, el número de entregas, plazos, problemas de disponibilidad, etc.’

5. Pedidos más pequeños y más frecuentes.

Los fabricantes y minoristas se esfuerzan continuamente por reducir el inventario, mientras que las tiendas minoristas buscan aumentar el espacio de ventas en el piso y, por lo tanto, reducir la cantidad de inventario en los almacenes. Los métodos justo a tiempo, el aumento de las ventas por Internet y las iniciativas como la respuesta eficiente del consumidor (ECR) y la respuesta rápida (QR) están dando como resultado pedidos más pequeños y más frecuentes. Esto nuevamente requiere cambios en las operaciones del almacén, con un cambio de la selección de palets completos a la selección de cajas de cartón y artículos individuales.

6. Mayores fluctuaciones en la demanda.

Los días de ventas predecibles quedaron atrás, con los consumidores en lugar de los fabricantes mostrando sus músculos en el mercado. La estacionalidad sigue siendo un factor en términos de sectores de mercado como la moda, mientras que las ventas antes y después de Navidad ahora están agotando los recursos del almacén a medida que se intensifica la prisa por llevar el producto a las tiendas.

Las empresas deben poder aumentar los recursos durante los períodos pico y tener una operación mucho más eficiente durante los períodos más lentos y tranquilos.

Un fabricante de ropa puede operar con un equipo central de siete empleados de almacén, que puede aumentar a más de 40 durante los períodos de mucho trabajo.

7. Aumentos en las unidades de mantenimiento de existencias

La proliferación de líneas de productos ofrece opciones al consumidor; sin embargo, es un gran desafío para los gerentes de almacén en términos de tener suficientes ubicaciones de recolección rentables. Una vez que los operadores tienen que recoger artículos en altura, las tasas de productividad se reducen significativamente.

Los minoristas continúan buscando la diferenciación y, como resultado, buscan continuamente introducir variantes de productos, no solo en términos del producto en sí, sino también en el tamaño del paquete, el tipo de empaque, el etiquetado y las combinaciones de productos.

Los minoristas también están introduciendo más etiquetas de su propia marca para ofrecer a los consumidores aún más opciones.

Esto ha llevado a varias empresas a introducir el aplazamiento en el almacén. Esto implica mantener existencias del producto básico y solo agregar los “extras” una vez que se hayan recibido los pedidos. Los ejemplos incluyen cargar software específico en computadoras personales, agregar memoria adicional o incluir extras como monitores y teclados, lo que se conoce como agrupación.

8. Costo de mano de obra y disponibilidad

Durante los períodos de alto nivel de empleo, muchos países están experimentando un aumento constante de las tasas de mano de obra y, junto con el hecho de que varios países tienen una población que envejece, se está volviendo más difícil encontrar operarios de almacén con experiencia. Además, trabajar en un almacén no se considera la ocupación más glamorosa y esto disuade a muchos jóvenes de ingresar a la industria.

Los gerentes de almacén deben idear formas de atraer nuevo personal. Muchas plantillas se han complementado con la incorporación de personal procedente del extranjero. En estas circunstancias, las empresas deben considerar la contratación de supervisores bilingües y contemplar el uso de nuevas tecnologías, como los procesos dirigidos por voz. También existe el desafío adicional de la salud y la seguridad, asegurando que el personal extranjero pueda leer y comprender las instrucciones.

Otra forma de atraer personal es ser flexible en los horarios de trabajo. Esto puede incluir turnos que coincidan con el horario escolar o con el horario laboral de los cónyuges, como los turnos vespertinos. La duración del turno también se puede variar para que coincida con las preferencias del trabajador. Esto también puede atraer a los trabajadores estudiantes. Aunque potencialmente difícil de organizar, esto puede resultar beneficioso a largo plazo.

La Ley de Parkinson sugiere que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo permitido. Esto puede ser un problema en muchos almacenes cuando los volúmenes son bajos. La introducción de horas anualizadas o incluso contratos de cero horas permite a las empresas adaptar los recursos a la demanda cuando sea necesario.

9. Cuestiones ambientales.

Los gerentes de almacén no solo tienen la tarea de ahorrar costos, sino también de reducir el impacto del almacén en el medio ambiente.

Esto incluye áreas como el consumo de energía, que afectan a áreas como la iluminación, los equipos de manipulación mecánica (MHE), la refrigeración y la calefacción.

Los gerentes deben dar ejemplo apagando las luces y los calefactores cuando no están en uso y asegurándose de que MHE funcione de manera óptima.

La cuestión de los residuos también ocupa un lugar destacado en la agenda medioambiental. El almacén puede generar una gran cantidad de residuos en su funcionamiento diario. Esto incluye film estirable, cartón, cinta, palés, etc. Estos deben controlarse de cerca y, cuando sea rentable, reciclarlos, reutilizarlos o convertirlos en energía.

10. Transferencia de datos e información

Uno de los mayores desafíos del gerente de almacén es cómo administrar los datos. La cadena de suministro actual produce grandes cantidades de datos y depende del gerente del almacén, entre otros, analizar estos datos y utilizarlos de manera efectiva.

Otro desafío es garantizar que los datos se transfieran a la ubicación correcta.

Se ha dicho que las cadenas de suministro tienen que ver con la transferencia de información y los productos son un pensamiento secundario. La capacidad de rastrear artículos a lo largo de la cadena de suministro es primordial, especialmente en los sectores del mercado de alimentos y productos farmacéuticos.

El rol del gerente de almacén se ha expandido significativamente a lo largo de los años y, como resultado, el gerente de almacén se ha convertido en un eslabón importante dentro de la cadena de suministro.

11. Almacenamiento Lean

Una forma de superar algunos de los desafíos anteriores es la introducción de conceptos “eficientes” en la operación del almacén.

El concepto de ‘esbelto’ proviene del sector manufacturero, más específicamente de la industria automotriz, y está muy asociado con Toyota y el Toyota Way.

‘Lean’ ahora se está aplicando no solo en la fabricación sino también en el sector público y la cadena de suministro. La idea detrás de Lean es eliminar cualquier actividad que use recursos pero que no cree ningún valor adicional.

En esta breve sección veremos cómo es probable que se apliquen los principios Lean.

aplicado dentro de una operación de almacén.

Según Wild (2010), las operaciones de almacenamiento por definición no son esbeltas. Sin embargo, los centros de cross-docking y los centros de cumplimiento pueden serlo, siempre que el stock se mueva rápidamente a través de la instalación.

Aquí es donde se pueden utilizar técnicas lean dentro de un entorno de almacén.

La idea es identificar las actividades dentro del almacén que absorben recursos pero no crean valor adicional.

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