Para tener confianza en el sistema de gestión de inventario, es vital contar el stock periódicamente y asegurarse de que las cantidades que se muestran en el sistema de gestión de inventario están realmente presentes en el stock. En esta sección, consideramos el meollo de la búsqueda de detalles de cualquier diferencia.

¿Por qué se dan estas diferencias?

Se dan por diferentes factores los más frecuentes son:

1. Errores humanos: Los errores de entrada de datos pueden ser comunes en cualquier proceso manual. Por ejemplo, los empleados del almacén pueden haber ingresado incorrectamente la cantidad de productos recibidos o enviados, lo que puede afectar la exactitud del inventario.
2. Robos o pérdidas: Desafortunadamente, los robos y las pérdidas también pueden ocurrir en los almacenes, lo que puede hacer que la cantidad de productos en el inventario sea menor que la cantidad real.
3. Diferencias en el conteo físico: A veces, los empleados del almacén pueden contar incorrectamente la cantidad de productos en el inventario. Esto puede deberse a problemas con la iluminación, la disposición del almacén o la falta de capacitación en el uso de equipos de conteo de inventario.
4. Procesos ineficientes: Si los procesos de recepción, almacenamiento y despacho de productos no están bien organizados, puede haber retrasos en la actualización del inventario o incluso errores en el registro de las.

¿Qué herramienta podemos usar para evitar estas diferencias en el inventario?

Existen diversas herramientas y métodos que los almacenes pueden utilizar para mantener la exactitud del registro de inventario de algunas de ellas son:

1. Sistemas de gestión de inventario (WMS): Un sistema de gestión de inventario automatizado puede ayudar a mantener la exactitud del registro del inventario al proporcionar una forma precisa y eficiente de registrar las entradas y salidas de productos. Los sistemas de gestión de inventario también pueden generar informes de inventario en tiempo real, lo que ayuda a los gerentes a identificar y corregir rápidamente las discrepancias.
2. Códigos de barras y tecnología de escaneo: Los códigos de barras y la tecnología de escaneo pueden ayudar a reducir los errores de entrada de datos y hacer que el proceso de seguimiento de inventario sea más eficiente. Los empleados del almacén pueden escanear los códigos de barras de los productos para registrar las entradas y salidas de inventario en tiempo real.
3. Procedimientos de conteo físico: Los almacenes pueden llevar a cabo conteos físicos periódicos para comparar los registros del inventario con la cantidad real de productos que se encuentran en el almacén. Esto ayuda a identificar y corregir cualquier discrepancia en el registro del inventario.
4. Auditorías de inventario o Inventario Cíclico: Las auditorías de inventario pueden ayudar a garantizar que los procesos de registro y seguimiento de inventario sean precisos y efectivos. Las auditorías pueden identificar áreas de mejora y ayudar a los gerentes del almacén a implementar cambios para mejorar la exactitud del registro de inventario.
5. Capacitación del personal: Es importante que los empleados del almacén estén capacitados adecuadamente en los procesos de registro y seguimiento de inventario. La capacitación puede ayudar a reducir los errores humanos y garantizar que los empleados del almacén sigan los procedimientos adecuados para el registro de inventario.

En general, es importante que los almacenes utilicen una combinación de estas herramientas y métodos para mantener la exactitud del registro de inventario y reducir las discrepancias entre el registro del inventario y la cantidad real de productos en el almacén.

Ahora nos enfocaremos en:

Auditorias de Inventario o Inventario cíclico

Cuando usar

Todas las organizaciones deben contabilizar sus activos al menos una vez al año a efectos de la elaboración de las cuentas anuales y estados financieros. Esta herramienta se usa para contar los artículos de rápido movimiento y de mayor valor más de una vez al año para mantener un control estricto y una alta disponibilidad.

como utilizar

Si hay una cantidad significativa de existencias para verificar, se recomienda parar los movimientos mientras se realiza el conteo para garantizar un conteo exacto y evitar confusiones o errores por movimientos no contabilizados. Este proceso puede ser realizado solo por los empleados de la empresa, durante un fin de semana o durante una parada, y se puede contratar personal temporal para complementar el personal existente y acelerar el proceso. Tambien existen empresas especializadas en conteo de inventarios que no pueden hacer este servicio.

1. procesos generales

 Planifique el conteo de existencias con suficiente anticipación y capacidad al personal que estará llevándolo a cabo.

• Especifique el área a verificar y asegúrese de que cada zona y ubicación esté claramente identificada para evitar omisiones y duplicaciones en el conteo.
• Produzca una lista de lo que se espera encontrar en cada zona o subárea, incluida la identidad, la descripción y la ubicación, en el orden en que se espera que se encuentren los elementos. No incluye la cantidad real. Esta lista puede estar en copia impresa o accederse electrónicamente a través de un dispositivo portátil.
• El verificador de stock se desplaza sistemáticamente por cada zona, arriba y abajo de cada estante o estantería, según la disposición y altura del área de almacenamiento, identificando y contando los artículos encontrados.
• Tenga en cuenta que es muy probable que se requieran dos empleados para contar el material en altura.
• Es importante que existan medios listos y adecuados para registrar cualquier anomalía o desviación de la lista. Por ejemplo, se puede encontrar un artículo antes o después de su ubicación indicada (y se debe registrar la nueva ubicación), se puede encontrar un artículo dañado o sin una etiqueta de identidad, etc., y todo esto se debe registrar cuidadosamente.

Se debe tener mucho cuidado con la unidad de medida de cada artículo. Por ejemplo, ¿debería registrarse una caja de 50 artículos como 50 artículos o como una sola caja?

Normalmente, la lista de artículos debe mostrar claramente la cantidad unitaria de cada artículo o el verificador de existencias debe dejar claro lo que se ha contado.

Es posible que se requiera algún equipo especial, por ejemplo, balanzas para elementos sueltos, tiras reactivas para fluidos, cintas métricas, calibres, dispositivos de medición de carretes, jaulas para levantar personal, etc. A veces es necesario abrir una caja o cajón.

Se deben proporcionar materiales para cerrar y volver a sellar. A veces, la apertura de dichos paquetes puede dañar el contenido, por ejemplo, para algunas partes de aeronaves y, por lo tanto, la información en el etiquetado externo tendrá que ser suficiente.

2. Resolucion de diferencias

Se debe seguir un procedimiento para identificar la fuente de cada diferencia, ya sea cantidad, ubicación o condición. Si no se puede encontrar la diferencia, se deben ajustar los datos en el sistema.

Primero observamos las diferencias en cantidad. Antes de realizar cualquier ajuste a los datos del sistema, considere las siguientes preguntas:

• ¿Se realizaron salidas o recepciones del artículo en cuestión mientras se realizaba la verificación de existencias?
• Si se está operando un sistema manual, ¿se han cometido errores aritméticos en los cálculos de entradas y salidas desde la última verificación de existencias?
• ¿Fue difícil contar estos artículos? Si es así, vuelve atrás y cuéntalas.
• Si se utiliza un sistema basado en papel, ¿son legibles las cifras registradas por el personal?
• ¿Podría un número 1 parecerse a un 7, ya que podría haber un error humano al digitar los números?
• ¿Es posible que los artículos estén almacenados en más de un lugar? Si es así, consulte al encargado de la tienda o al sistema de gestión de inventario para encontrar otras fechas.
• ¿Es posible que el conteo en sí no sea muy preciso (por ejemplo, pesar una botella de un fluido químico para estimar cuánto queda, o medir la longitud de un tubo para estimar cuánto queda)? Si la diferencia es inferior al x por ciento, no realice ningún ajuste. El valor de x depende de la precisión del sistema de medición y la precisión deseada del recuento de existencias.
• Si se encontró más de lo esperado, ¿esta diferencia coincide con una pérdida reciente de existencias en el último conteo? Por ejemplo, el material podría haber sido puesto en el lugar equivocado y luego alguien lo encontró y lo devolvió al lugar correcto.
• ¿Hay pedidos sin cumplir en el almacén o podría haber habido un envío corto recientemente?
• Si hay menos de lo esperado, ¿ha estado personal no autorizado en el área de almacenamiento desde el último conteo? ¿Alguien ha eliminado el elemento sin registrar el problema?
• Si hay menos de lo esperado, ¿este artículo se usa fuera del negocio?
• ¿Alguien podría tener interés en robarlo? (En general, busque primero los errores del sistema antes de pensar en el robo. Hay muchas oportunidades de errores del sistema y son la causa de la diferencia en la mayoría de los casos).

A continuación, consideramos las diferencias en la ubicación. Ya hemos visto que los artículos pueden almacenarse en más de una ubicación. El sexto punto anterior indica que no encontramos suficiente stock en una ubicación determinada y que debemos buscar más stock para este artículo. En segundo lugar, podemos encontrar existencias de un artículo en una ubicación inesperada. Es importante que los datos de ubicación sean correctos para que el personal de las tiendas pueda encontrar un artículo requerido de manera rápida y eficiente. Cualquier diferencia en la ubicación debe discutirse con el personal de las tiendas para que se pueda tomar una decisión sobre las “ubicaciones correctas” y luego los registros de datos se pueden actualizar en consecuencia.

Finalmente, el verificador de existencias puede notar que algunos artículos están dañados o sucios o que no están en buenas condiciones. Debe examinarse cada caso y tomarse una decisión sobre el futuro de las existencias, por ejemplo, si las existencias son utilizables o deben retirarse y reemplazarse. Este también puede ser un buen momento para identificar las existencias que han estado en el almacén durante un período de tiempo excesivo y es poco probable que se utilicen en el futuro.

3. Cómo mejorar la precisión futura

La precisión de los datos de existencias debe convertirse en parte de la cultura de la empresa, lo que requiere un alto nivel de disciplina del operador:

• Los nuevos empleados deben estar bien capacitados en los procedimientos de la empresa y se les debe decir exactamente lo que se espera de ellos, incluido el uso de sistemas informáticos, prácticas de conteo, etc.
• Todas las existencias deben protegerse con medidas de control de acceso, como lectores de tarjetas o cámaras de televisión de circuito cerrado.
• Todos los artículos y deben estar identificados. Los procedimientos deben ser accesibles para todo el personal, tal vez a través de un área compartida en la red de la empresa, o impresos en una carpeta en un área común.
• Debe haber mecanismos de retroalimentación fáciles para cualquier comentario, observación, etc., con un claro punto de contacto. Un punto de “ayuda” responsable debe estar disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana.

Ejemplo:

Los consultores implementan un nuevo conjunto de procesos de registro de materiales en una empresa manufacturera de tamaño mediano. Parecía que el conjunto de procesos estaba incompleto o era erróneo, ya que la empresa estaba obligada a contar las existencias cada trimestre y cancelar efectivamente alrededor del 25 por ciento de material que se creía que estaba en el sitio! En vista de la naturaleza y el tamaño de los materiales involucrados, el robo no fue la fuente del problema.

Todos los problemas de materias primas, registros de producción, registros de procesamiento de productos semiacabados, registros de inspección de productos terminados y registros de existencias de productos terminados se examinaron durante un período de ocho semanas para comprender el flujo de material a través de la fábrica desde los proveedores hasta los clientes, y muchos Se encontraron errores de sistema y disciplina. Para corregir los problemas, fue necesario:

• Explicar al personal la importancia de la disciplina del sistema y asegurarse de que cada persona esté familiarizada con los procesos de registro y esté debidamente capacitada;
• Crear procedimientos para productos especiales que hayan sido ignorados en el sistema original;
• Aclarar las rutas de producción y los puntos de registro para cada tipo de producto, incluido en particular el manejo de retiros de existencias terminadas para su posterior procesamiento;
• Aclarar cómo registrar los problemas, por ejemplo, rechazo en la inspección, reelaboración.

En consecuencia, el control de existencias se convirtió en un evento anual, realizado por personal durante un fin de semana, ahorrando entre 10 y 12 días de producción por año. La precisión del inventario aumentó a más del 95 por ciento en el primer año después de la implementación de los cambios la mejora de la productividad se notó incluso hasta en el clima laboral, por lo que es necesario su gestión correcta.

El calculo del ERI se muestra es este ejemplo:

Dejo el link abajo para descargar el archivo excel, no olvide suscribirse a nuestro blog innovologistica para recibir contenido interesante.