Una licitación es un proceso que ocurre cuando se tiene la necesidad de contar con un servicio o producto para obtener los máximos beneficios de calidad, costos y tiempos. Para hacer este proceso se requiere de una planificación de las actividades a detalle como pedir información, dar información y recabar las propuestas económicas.

Su objetivo es ofrecer y asegurar condiciones de compra u adquisición de bienes y servicios por parte de las organizaciones hacia un proveedor.

Si se hace una planificación estratégica de abastecimiento, generalmente la compra corresponde a un material o servicio del cuadrante apalancado en la Matriz de Kraljic (revisar el detalle aquí),  esto significa que hay poca complejidad para acceder al mercado (hay varios proveedores) y existe un alto volumen en venta involucrado en la compra. Aunque, no necesariamente debe ser así, un proceso de licitación puede efectuarse para cualquier cuadrante de la matriz de Kraljic como productos estratégicos o productos rutinarios.

En ese sentido, se establecen requisitos a cumplir por parte del proveedor para asegurar condiciones operacionales y estrechar la fiabilidad del negocio.

Usualmente las organizaciones establecen una tarifa tope al respecto del monto involucrado en la compra, si ésta se excede el proceso debe aprobarse con el comité que eligió el precio o con gestor de abastecimiento, el cual puede sugerir condiciones adicionales siempre con el propósito de minimizar los riesgos para la organización.

Una licitación obedece a una serie de pasos que según la categoría del material o servicio seleccionado para obtener los mejores resultados, estos se asocian directamente al formato de compra (esta categorización se define con la matriz de kraljic), estos pasos son:

1. Invitación a los proveedores

En este paso se envía una invitación a los proveedores y selecciono a aquellos proveedores que me puedan servir o que previamente ya se ha validado, en muchas oportunidades el proveedor tendrá muchas historias que contar en ventas pero como al área de abastecimiento maneja las categorías de todos los productos es más fácil seleccionar los proveedores que requiere la organización, en el caso de contar con pocos proveedores se pude encontrar por internet o también se puede hacer un llamado mediante una carta de invitación, así como un un portal de proveedores donde es más fácil ya que todo esta configurado para hacer que la licitación transcurra de manera eficiente.

2. Hacer un planeamiento.

En este paso se debe hacer una planificación de la licitación al detalle donde se incorpora fechas o actividades que se van a cumplir progresivamente como por ejemplo:

• La fecha de invitación a los proveedores.
• La fecha de inicio de las preguntas.
• La fecha de fin de recepción de las preguntas.
• La fecha de respuestas.
• La fecha de reuniones u otras actividades necesarias para esclarecer el producto o servicio de parte de los proveedores.
• La fecha de entrega de las propuestas
• La fecha de adjudicación.
• La fecha de firma del contrato.

3. Hacer una carpeta de documentos.

En esta parte se debe de hacer un repositorio de los documentos requisitos de la licitación que están definidos en las bases administrativas y técnicas, dar un ingreso por perfil de proveedor para que los revisen las bases. Por ejemplo se pueden observar los siguientes documentos.

• Certificados, Cartas de confidencialidad firmadas, antecedentes legales y garantías de ofertas.
• Documentos técnicos del producto o servicio requerido.
• Oferta técnica
• Muestras y fotos del producto requerido.
• Antecedentes de trabajos similares previos.

4. Espacio para preguntas y respuestas.

En muchas ocaciones se trabaja por correo y genera un doble trabajo a quien dirige la licitación porque, primero debe clasificar la naturaleza de la pregunta y derivar a quien debe dar la respuesta. lo mejor es que todos ingresen sus preguntas en un tiempo determinado y dependiendo el tipo de pregunta se clasifica y se deriva al responsable de manera virtual e inmediata.

5. Hacer un cuadro de evaluación.

En el paso 5 , una vez recibido las propuestas y haber aclarado las dudas, debemos hacer el cuadro de evaluación revisando cada documento al detalle y determinando un puntaje y un peso a cada driver importante para tomar la decisión (cuadro que previamente fue definido por el gestor de abastecimiento), la cual se combina para entregar la nota final comparativa entre todos los proveedores.

Un aspecto a tomar en cuenta es buscar más de 5 drivers en la evaluación para que no este sesgado y sea más fiable, eso dará más compromiso al gestor de la licitación y va a impulsar el proceso de compra hacia la eficiencia estos se pueden sacar de la los indicadores usados para hacer la matriz de Kraljic.

6. Hacer una preselección de proveedores.

Luego de hacer el cuadro de análisis y si las ofertas son estrechas entre los proveedores se puede considerar una preselección de aquellos mejores, esto ayudará a generar una renegociación sobre el monto o las condiciones finales del servicio, esto generalmente se hace por una llamada por teléfono donde se le pide al proveedor una mejor oferta y así programar un nuevo cuadro de evaluación simple que combine la ponderación previa y las cifras o condiciones que entregaran los proveedores, de esta manera siempre es deseable dejar abierta la opción de que el proveedor pueda bajarse o anunciar su cese de continuidad en el proceso para evitar la pérdida de tiempo y esfuerzos de ambas partes.

7. La adjudicación o Buena Pro.

Para la adjudicación final se utiliza el ponderado del cuadro final de evaluación y en esta parte se genera una carta de aceptación y se procede al cierre de la licitación, además se genera el contrato que dará pie a la compra efectiva del bien o servicio.

8. Roles alertas y reportes.

Luego de la realización de la licitación, se debe guardar los contratos firmados y hacer los cuadros de seguimientos para evitar que estos llegan a vencer sin hacer otra licitación.

Además, se debe de gestionar un cuadro de mando con indicadores de performance del proveedor para comprobar si cumple los acuerdos firmados así como alimentar el cuadro de ahorros de la empresa, entro otros importantes.

En varias licitaciones que he liderado, es importante que todo este proceso sea rápido para generar los ahorros necesarios.

En ese sentido, un software para automatizar procesos como por ejemplo enviando alertas a los proveedores para dar avisos ante cada hito de la licitación o gestionar un panel tipo termómetro o semáforo que determine el avance significaría ahorros en tiempos de gestión de licitaciones así como un gestor de contratos, se traduciría en más ahorros para las organizaciones.

Cuadro de Seguimiento:

Aquí puedes descargar un cuadro de seguimiento de licitaciones, Power BI.

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